La gestión del tiempo en la farmacia

Los apuros y la falta de tiempo para realizar todas las tareas pendientes son comunes en el día a día de la OF. Ante este problema, la buena gestión del tiempo se vuelve clave para afrontar con éxito todas las demandas de la profesión.
 

Análisis del tiempo

El tiempo es un recurso valioso: qué menos que detenernos a analizar y reconsiderar cómo lo estamos empleando. Un buen método es hacer un registro de tus actividades para tomar nota de los aspectos relevantes:

• Revisar cómo se emplea cada hora del día
• Identificar tus horas más productivas del día
• Identificar tus horas menos productivas del día

Los niveles de energía a lo largo del día pueden variar en cada persona: mientras algunos se desempeñan mejor por la mañana, otros funcionan a mayor ritmo por la tarde. Es una buena idea reservar los momentos de alta energía/productividad a las tareas que requieren una labor intelectual (por ejemplo, a los problemas que deben solventarse con creatividad) y dejar las horas más bajas del día para tareas que requieran menos concentración.

Marcarse objetivos

A la hora de marcarse objetivos, deben tenerse en cuenta tanto las metas profesionales como las vitales para ser consecuentes con ambos aspectos y planearlas de forma conjunta. Escribirlas en un papel refuerza la resolución de cumplirlas y ayuda a grabarlas en la memoria.

Una vez se han marcado, toca identificar las prioridades y ordenarlas en las siguientes categorías:
 

Una actividad urgente e importante puede ser, por ejemplo, atender a un cliente que necesita consejo clínico inmediato. Una tarea importante pero no urgente podría ser revisar el inventario.

Plan de acción

De acuerdo al principio de Pareto, a menudo se necesita un 80% de esfuerzo para producir un 20% de resultados. Un plan de acción debe estar destinado a equilibrar este balance:

• ¿Qué acciones deben tomarse?
• ¿Cuánto tiempo requerirán?
• ¿Cuándo tienen que completarse?
• ¿Qué recursos son necesarios?
• ¿A quién implicará?

Delegación de tareas

La delegación de tareas funciona cuando forma parte de la estrategia de gestión, evaluando las capacidades de los distintos miembros del equipo y ofreciendo formación si fuese necesario. Si en tu caso pasas mucho tiempo con tareas como la venta, dispensación de medicamentos y la gestión de documentación ten en cuenta que se podría estar obstruyendo otra vertiente de la práctica farmacéutica.

En estos casos, se aconseja delegar estas tareas al personal competente de la farmacia que se encuentre cómodo tomando la responsabilidad. De esta manera, se puede dedicar más tiempo a ofrecer un servicio farmacéutico valorando las necesidades del paciente que se pueden cubrir desde la farmacia.

Refuerza la actitud

1. Determina los puntos fuertes y los puntos débiles de cada empleado de la farmacia. Sus habilidades, aptitudes y disposición deben formar parte del plan de acción.

2. Promueve el trabajo en equipo. Alentar el trabajo en equipo mediante reuniones regulares que estimulen la cohesión social fortalecerá la colaboración entre los trabajadores. Demostrarles aprecio y que los tienes en consideración les motivará a fortalecer el desempeño conjunto.

3. Comunícate con eficacia. La comunicación clara y eficaz es tan importante con los pacientes como con los empleados. Dar instrucciones o pedir la información adecuada ahorrará tiempo y problemas de gestión.

4. Consigue un buen manejo de los programas informáticos que se empleen en la oficina. La dispensación, la confección de pedidos, la negociación con proveedores, los inventarios y la gestión del stock serán mucho más rápidos y fáciles.

Herramientas para ahorrar tiempo

Los sistemas automáticos de marcado de números de teléfono, las teleconferencias, videoconferencias, escáneres, correo de voz y móviles con fax, email e internet integrados son algunas de las herramientas tecnológicas útiles para facilitar muchas pequeñas tareas y ahorrar tiempo. ¿Cuál es más conveniente en cada ocasión? A veces sale más a cuenta una llamada que toda una cadena de emails.

Si un paciente llama mientras te estás haciendo cargo de otra tarea relevante, o si el paciente pide hablar con uno de los farmacéuticos en específico y este no está disponible, explícale amablemente que en ese momento está atendiendo a otro paciente. Pregúntale a qué hora es posible contactar con él y comunícaselo al farmacéutico con quien desea contactar. Es conveniente que uses el teléfono un rato al día para devolver o responder mensajes y llamadas y, si surgieran urgencias, mover la lista de prioridades.  

Al organizar el trabajo del día, ten en cuenta que los pequeños descansos durante la jornada laboral y media hora de pausa a la hora del almuerzo te ayudarán a mantener la mente despejada y rendir mejor.