Control y gestión del presupuesto en farmacia: ¿Cuánto vas a gastar este 2024?

Beneficios de elaborar un presupuesto anual

Un presupuesto anual de farmacia, como en cualquier empresa, es una herramienta para gestionar los gastos e ingresos y así elaborar un plan de viabilidad económica. El objetivo de este plan no es tanto aportar una seguridad rotunda sobre cuánto dinero se va a ganar y gastar, sino más bien ofrecer un apoyo sobre el cual poder actuar si las cosas no salen como se esperan [1].

Entre las principales ventajas de crear un presupuesto, encontramos: [2]

• Poder anticipar diferentes resultados según diversos escenarios que planteemos acorde con la realidad de cada farmacia en particular.
• Tener una idea sobre cuánto gasto podemos atribuir a las diferentes necesidades que tenga la empresa.
• Facilitar la gestión del personal: conocer las posibilidades de contratar nuevos empleados, de aumentar los sueldos, del impacto que pueden generar las subidas de salarios…
• Controlar en todo momento la hoja de ruta que se ha marcado para la farmacia y detectar en qué momento se desvía del camino, qué impacto generan los posibles obstáculos y qué acciones tomar para reconducirlo hacia el plan inicial.
• Definir objetivos a corto y largo plazo, para áreas específicas de la farmacia o a nivel global, según tipos de productos, etc.

Qué tener en cuenta sobre el modelo de negocio de una farmacia

Una farmacia cuenta con algunas particularidades respecto a otros negocios de venta al público, ya que es un sector muy regulado que trata con mercancía imprescindible. Antes de empezar a crear el presupuesto anual de una farmacia, es fundamental tener en mente la estrategia de crecimiento a largo plazo y el modelo de negocio que queremos aplicar en la botica.

En general, el sector de la farmacia comunitaria se considera más resistente a la crisis que otro tipo de empresas por su condición de necesaria. No obstante, también hay que tener en cuenta que la normativa es rigurosa y que, por lo tanto, hay más limitaciones sobre dónde se puede instalar una farmacia. Estas condiciones geográficas deben tenerse en cuenta a la hora de pensar en estrategias de venta, y en los ingresos anuales que se espera generar [3].

Cuenta de resultados: principales gastos e ingresos de una farmacia

Para entender los gastos en los que incurre una farmacia comunitaria de cara a una planificación anual, es necesario elaborar una cuenta de resultados, es decir, un registro de gastos e ingresos durante el año (sin IVA). Para poder tener una visión óptima del conjunto del negocio, hay que dividir los gastos según categoría. 

¿Qué tipos de gastos existen en la oficina de farmacia?

Para comenzar a elaborar un presupuesto, necesitamos tener claro qué tipos de gastos debemos tener en cuenta para no toparnos con desembolsos inesperados que nos puedan llevar a un déficit presupuestario. Normalmente, podemos distinguir entre tres tipos: [4]

• Gastos necesarios: aquellos que son obligatorios para el cumplimiento de la actividad.
• Gastos opcionales: no son indispensables, pero sí importantes para un buen desempeño económico.
• Gastos extraordinarios: los gastos menos necesarios y de los que se puede prescindir más fácilmente si llega el caso.

En el caso concreto de una farmacia comunitaria, los principales gastos suelen estar englobados en cuatro categorías: [4]

• Gastos de personal: todo lo relativo al pago de nóminas a los empleados de la farmacia, gastos de Seguridad Social o gastos de autónomos.
• Compras de productos: suele ser la partida más importante y la que más control requiere, pues es la más variable y la más susceptible a ser optimizada para obtener un mayor margen de rentabilidad.
• Otros gastos de explotación: aquí se englobarían desde gastos relacionados con el alquiler, seguros, suministros de agua y luz, servicios bancarios o reparaciones hasta partidas como la publicidad, relaciones públicas o comunicación.
• Coste financiero: gastos relativos a intereses por deuda con entidades bancarias, por aplazamiento de compras y otro tipo de gastos financieros.

Cómo crear un presupuesto anual en farmacia paso a paso

No hay una única fórmula para elaborar un presupuesto anual, pero los indicadores clave que no pueden faltar en este plan son los indicadores de rentabilidad. Mantener en todo momento el equilibrio entre gastos e ingresos es fundamental para la viabilidad de cualquier negocio y también es la mejor manera de obtener información para mejorar y optimizar el presupuesto [1].

Evaluación de ingresos y gastos del año anterior

El plan de presupuesto debe partir necesariamente de un análisis del desempeño del año anterior. Para ello, se puede preparar una plantilla donde consultar toda la información necesaria y que sirva como punto de partida para la elaboración del presupuesto anual. Plantear posibles escenarios según los datos históricos ayuda a hacerse una idea de lo que pueden deparar los futuros meses.

Definición de metas y objetivos

Definir correctamente el objetivo necesario para una farmacia puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso. Hay que ser realista y tener en cuenta todas las variables para que, como mínimo, el nivel de facturación no incurra en pérdidas debido a los costes. Sea cual sea la meta que se marque, la facturación prevista debe poder cubrir todos los gastos y ser capaz de aportar un beneficio lo más elevado posible. [1]

Estimación de ingresos y gastos

La pregunta de qué elementos deben contemplarse en un presupuesto anual es habitual, porque existen muchas variables. Aunque cada farmacia conocerá sus propias circunstancias y adaptará el plan presupuestario a sus propias necesidades, hay algunos elementos que debe incluir: [5]

• Previsión de ingresos según el histórico de la farmacia.
• Previsión de gastos que permiten desarrollar la actividad económica con normalidad.
• Presupuesto para áreas específicas de la farmacia.
• Partida de gastos para imprevistos.
• Objetivos a corto y medio plazo.
• Períodos de revisión y verificación.

Revisión periódica y ajustes

El seguimiento del presupuesto es tanto o más importante que su elaboración. El objetivo de este control es el de poder comparar cada cierto tiempo los resultados reales con los estimados, de forma que se pueda detectar una posible desviación. Normalmente, la revisión se hace de forma trimestral, pero puede adaptarse según las necesidades particulares.

Consejos para elaborar un presupuesto en farmacia

Crear un presupuesto realista y eficaz es complejo, ya que es una guía que debe vertebrar todas las acciones del año para la farmacia. Lo más importante es tener una idea lo más global posible de todo el negocio, incorporando cada gasto y cada escenario posible mediante un análisis eficaz de la realidad de cada botica.

Algunos puntos que puede ser útil tener en mente de cara al presupuesto anual de una farmacia son: [5]

• Empezar con previsión: al ser una tarea pesada, puede ser tentador dejar la creación del presupuesto para última hora, pero lo ideal es comenzarlo cuanto antes, a poder ser sobre octubre o noviembre en vez de al final del año.
• Ser flexible: para lograr alcanzar las metas fijadas, es muy importante contar con que lo más seguro es que haya imprevistos y tener preparado un plan de acción para los cambios de tendencias o los gastos inesperados.
• Apoyarse en la tecnología: hay muchas soluciones digitales que facilitan la tarea de crear un presupuesto y que proporcionan muchas ayudas visuales para, por ejemplo, comparar los objetivos propuestos con los alcanzados o para simplificar el seguimiento.
• Tener en cuenta el entorno global: hacer seguimiento de las tendencias, tanto a un nivel más macroeconómico como a nivel específico de farmacia hará que se esté más preparado ante los posibles vaivenes del mercado.

Descubre más:

Abrir una farmacia paso a paso 

Referencias:

[1] ¿Cómo redactar el plan de negocios de una farmacia? Modelos de plan de Negocio. Disponible en: https://modelosdeplandenegocios.com/blogs/news/farmacia-plan-negocios [Acceso 25/01/2024]

[2] Guía para hacer el presupuesto anual 2024 de tu empresa.  Z1 Gestión. Disponible en: https://z1gestion.es/presupuesto-anual-empresas/ [Acceso 25/01/2024]

[3] Plan de negocio para muntar una farmacia. Emprendedores. Disponible en:  https://emprendedores.es/gestion/plan-de-negocio-para-montar-una-farmacia/ [Acceso 26/01/2024]

[4] La importancia de confeccionar el presupuesto en una farmacia. Revista Acofarma. Disponible en: https://revistaacofarma.com/gestion/normativa/la-importancia-de-confeccionar-el-presupuesto/ [Acceso 26/01/2024]

[5] Cómo elaborar un presupuesto anual: 9 consejos útiles. Spain Centro de Noticias. Disponible en: https://news.sap.com/spain/2022/11/como-elaborar-un-presupuesto-anual-9-consejos-utiles/ [Acceso 29/01/2024]