Ventajas de un ERP para la farmacia

¿Qué es un ERP?

Del inglés, ERP “Enterprise Resource Planning”, es un sistema de planificación de recursos empresariales. El ERP es un software que centraliza toda la gestión de la empresa, que puede abarcar desde la gestión de las nóminas hasta la agrupación de pedidos, pero siempre dependerá del tipo de empresa y las necesidades que esta requiera [1].

El objetivo de este sistema se basa en disponer de un solo gestor para integrar todos los departamentos que conforman un negocio. Antes se tenía un programa especializado en inventario y ahora se gestiona de forma conjunta con el resto de secciones a partir de una sola herramienta. Así pues, dentro de un gestor de estas características, puede haber integrados módulos que corresponden a los siguientes departamentos:

• Compras
• Ventas
• Inventario
• Logística
• Facturación
• Contabilidad
• Recursos Humanos
• Customer Relationship Management (CRM)

Funcionalidades de un ERP

Un ERP está compuesto por distintos “módulos” y cada uno de ellos está dedicado a las áreas de negocio comentadas anteriormente. A continuación, se definirán cada uno de los departamentos y la funcionalidad de estos [2]:

Control de finanzas

El control financiero es una cuestión nuclear dentro de la gestión de un negocio y una de las razones por las que una empresa decide implantar un ERP. Y es que fiscalizar las finanzas es vital para disponer de capacidad financiera y contable fuerte. Por tanto, para que un ERP sea adecuado es importante que disponga de las siguientes funcionalidades [2]:

• Cuentas pendientes: cobros o pagos
• Conciliación bancaria
• Gestión de activos fijos
• Cierres finales: mes y año
• Balances
• Elaboración automática del libro del IVA

Control y gestión del inventario

Cuando una empresa dispone de información suficiente de los productos que tiene disponibles y el stock, eso le permite tener una visión completa para controlar el inventario. Así pues, un ERP facilita información sobre los siguientes puntos [2]:

• Previsión
• Stock
• Envío y distribución
• Devoluciones y/o cancelaciones

Gestión de compras 

Cuando un ERP ofrece información competitiva para gestionar la compra y venta de materiales y/o servicios, se convierte en una herramienta decisiva para mejorar el abastecimiento de la farmacia. Por eso, contemplar los siguientes puntos es vital [2]:

• Adquisiciones
• Descuento de línea de compra
• Gestión de albarán, factura y pedido
• Gestión de proveedores

En este punto, el contacto con el cliente es muy importante, por lo que, si el ERP tiene integrado un Gestor de Relación con los Clientes o CRM (Customer Relationship Management) mejorará la comunicación.

Gestión de ventas

El control de la actividad comercial del negocio permite optimizar su planificación. Algunos de estos puntos tienen que ver con las siguientes funcionalidades [2]:

• Generación de citas
• Gestión de leads y contactos
• Facturación
• Tarifas
• Procesamiento de pagos
• Compras y ventas

Recursos Humanos

Una buena gestión de equipo puede alienar al equipo, haciendo que trabaje mejor. Y es que los empleados son la pieza fundamental de cualquier empresa. Algunos ERP pueden ayudar y favorecer los siguientes puntos [2]:

• Gestión de nóminas
• Portal de empleados
• Reclutamiento y selección de candidatos
• Gestión del talento

ERP para la farmacia

En el día a día de una farmacia, además de gestionar los puntos mencionados anteriormente, también se deberían tener en cuenta algunas acciones que permiten dar una solución más efectiva a las tareas diarias:

1. Pedidos automáticos: automatizar los pedidos dependiendo de la temporada y prever una posible demanda ahorra tiempo.  
2. Lectura de códigos de barras: el etiquetaje evita errores humanos, por eso un lector así garantiza la precisión.
3. Receta electrónica: ahorra tiempo y agiliza la atención.

Tipos de ERP

Dependiendo del tamaño de la empresa se utilizará un tipo de software u otro, para ello a continuación se mostrarán algunas opciones:

ERP para pequeñas empresas: este ERP puede gestionar información del negocio en un sector concreto, pero, sobre todo, ayuda en la planificación de recursos empresariales.

ERP para PYMES: este ERP dispone de más escalabilidad y está diseñado para empresas en crecimiento.

ERP para grandes empresas: estos ERP están pensados para grandes empresas, donde la capacidad de abarcar grandes unidades de negocio es vital.

Beneficios de un ERP

Este tipo de software optimiza procesos y evita duplicidades, por lo que la información fluye de forma más directa y a través de una única “fuente”, el ERP. Esto permite disfrutar de los siguientes beneficios:

• Optimización de procesos: una única herramienta mejora el desempeño de la organización.
• Toma de decisiones: centralizar la información y disponer de los datos en tiempo real permite tomar mejores decisiones.
• Protección de datos: la base de datos es única y el acceso está protegido y restringido por usuario. Esto simplifica las labores de mantenimiento.
• Escalabilidad: tener espacio para crecer ampliando módulos es una solución de la que debería disponer un buen ERP.
• Adaptarse a necesidades reales: este tipo de software, al estar diseñado por módulos, se puede ajustar totalmente a la farmacia.

Qué debe contemplar un ERP de farmacia

La farmacia comunitaria tiene unas especificidades que un ERP debería contemplar para optimizar la gestión del día a día:

1. Distinción en las ventas: el tratamiento entre los productos de venta libre y los medicamentos con prescripción es diferente a la hora de la dispensación. Por eso, resulta importante que el ERP los registre de forma adecuada.
2. Adecuación a los servicios farmacéuticos: el seguimiento de procesos, citas para los distintos servicios o la gestión de estos, requiere un ERP que pueda registrarlos correctamente.
3. Un ERP integrado: cada vez es más frecuente el contacto de la farmacia con otros servicios administrativos de gestión de medicamentos o programas colegiales. Por ello, debe existir un ERP que facilite esta interconexión.

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Referencias:

[1] Qué es un ERP, tipologías y ejemplos. Wolters Kluwer. Disponible en: https://www.wolterskluwer.com/es-es/expert-insights/que-es-un-software-erp-tipos-y-ejemplos#:~:text=El%20software%20ERP%20(Enterprise%20Resource,controlando%20eficazmente%20las%20diferentes%20%C3%A1reas. [Acceso: 1/3/2024]

[2] Funcionalidades básicas de un ERP. Arbentia. Disponible en: https://www.erppara.com/funcionalidades-basicas-de-un-erp/ [Acceso: 1/3/2024]

[3] Software en farmacia, la clave para la gestión óptima. IMFarmacias.  https://www.imfarmacias.es/noticia/32195/software-en-farmacia-la-clave-para-la-gestion-mas-optima.html [Acceso: 4/3/2024]

[4] ¿Qué es un ERP? ¿Para qué sirve y qué beneficios aporta? Clave I. Disponible en: https://www.clavei.es/blog/erp-que-es/ [Acceso: 4/3/2024]

[5] ¿Qué buscar en un software para la gestión de la farmacia? ¿Qué buscar en un software para la gestión de la farmacia? - Faes Farma Farmacias [Acceso: 20/3/2024]