Cómo gestionar el stock de la farmacia para mejorar la rentabilidad

La gestión del stock está directamente relacionada con la rentabilidad de la farmacia. Así, es importante tener la cantidad necesaria de cada producto de manera que ni sobren ni falten unidades, puesto que ambas situaciones pueden ser perjudiciales.

Por un lado, si la farmacia dispone de más stock del necesario de un artículo determinado, esto conllevará unos costes añadidos de almacenamiento, además del riesgo de deterioro si no se llega a vender a tiempo.

Por otro lado, si la demanda de un producto supera el número de unidades disponibles en la botica, esta perderá unas ventas que habrían incrementado sus beneficios de tener el stock suficiente.

Por lo tanto, la clave de la gestión del stock está en encontrar el equilibrio entre contar con los artículos demandados por los clientes sin llenar el almacén de productos con poca salida. Para conseguirlo, es importante analizar distintos aspectos de cada farmacia [1].

Qué es el stock en la farmacia

Se conoce como stock al conjunto de productos que una farmacia tiene almacenados a la espera de su venta. Cuando este se registra, se elabora un inventario en forma de lista que contabiliza y ordena el número de existencias de cada artículo para saber la capacidad que tiene la farmacia para dar respuesta a las demandas de los pacientes.

De esta manera, el stock óptimo será el nivel de inventario que permite satisfacer las peticiones de los usuarios sin incurrir en costes añadidos de almacenamiento ni en escasez de productos.

Para lograr la correcta gestión del almacén es fundamental analizar la actividad concreta de cada farmacia, identificar cuáles son los productos imprescindibles y calcular las cantidades necesarias de cada uno de ellos [2] y [3].

Cómo se mide el stock de la farmacia

Como ya hemos visto anteriormente, hacer un inventario es fundamental para detectar qué cantidades se dispone de cada producto y analizar cuáles son los que se venden con más frecuencia. Este control incluye revisiones periódicas del stock, así como la actualización semanal o diaria de los programas informáticos que se utilicen para su registro. De esta manera, los farmacéuticos podrán conocer su capacidad para responder ante los pacientes y calcular sus necesidades de provisión [4].

Más allá de esto, existe otro parámetro importante para estimar el stock ideal de la farmacia. Se conoce como el Coeficiente de Rotación Anual y se usa para medir la frecuencia con la que el volumen promedio de artículos se vende en un año. Para una rentabilidad óptima, se considera que este coeficiente debe estar entre el 7 y el 10. Así, las cifras inferiores denotan un stock alto con poca rentabilidad, mientras que los valores superiores indican un volumen de existencias bajo con riesgo de pérdida de ventas y mala imagen frente a los clientes [3].

En este sentido, existen procedimientos concretos para clasificar los distintos productos que conforman el stock de una farmacia.

Método ABCD para clasificar el stock

Esta metodología se conoce como una de las más útiles para clasificar y priorizar los artículos del almacén de la farmacia. Esta categorización se basa en el volumen de ventas y permite organizar los recursos de la botica en función del valor de cada uno de estos tipos de productos.

Para determinar esta valoración, el stock se clasifica de la siguiente manera [3] y [5]:

• Productos A. Son aquellos que representan el mayor porcentaje de ventas totales de la farmacia. Por ello, son artículos de alta rotación y su stock mínimo ideal debería ser igual al doble de días que tarda el proveedor en entregar el pedido. Asimismo, al realizar pedidos frecuentemente es importante revisar regularmente las fechas de caducidad.
• Productos B. En este caso su porcentaje de ventas es medio, igual que su rotación. Por eso, es importante disponer de estos artículos, aunque no son tan prioritarios como los de categoría A. Así, su volumen mínimo debería ser igual a los días que tarda la distribuidora en proveerlos más uno, mientras que el máximo debería ser el doble de la cantidad mínima.
• Productos C. Estos son los que suponen un porcentaje de ventas bajo y que pueden gestionarse de forma más sencilla. Su rotación es baja y, por lo tanto, es recomendable no tener más de una unidad.
• Productos D. Esta categoría hace referencia a los productos que se venden menos de una vez al año y cuya rotación es nula. Por ello, es preferible no tener ningún artículo en stock y adquirirlos bajo demanda de los pacientes.

Beneficios de la gestión óptima del stock

Organizar los productos y llevar un control de los movimientos en el almacén de la farmacia es primordial para su correcto funcionamiento y para aumentar su rentabilidad. En general, son varios los beneficios que se obtienen con una gestión adecuada del stock. Por ejemplo:

• Optimización de costes. Un inventario ajustado a la realidad de cada farmacia permite reducir los niveles de stock, evitando gastos innecesarios de almacenamiento y el deterioro de los productos.
• Aumento de las ventas y de la rentabilidad. Además de reducir costes, la organización del stock también mejora la eficiencia de la farmacia y minimiza las posibles pérdidas de ventas. Todo ello contribuye a un aumento de sus beneficios además de perfilar una imagen satisfactoria para los pacientes.
• Mayor liquidez. Gracias a la gestión adecuada, se pueden reducir los plazos de recuperación del dinero invertido en el stock, ya que se evita la acumulación y se puede controlar el equilibrio entre compras y ventas.
• Mejora de la satisfacción del paciente. Disponer de los productos que se demandan facilitará a los pacientes la obtención de aquello que necesitan y situará a la farmacia como la primera opción de los usuarios.
• Toma de decisiones más sencilla. Tener los datos actualizados sobre el inventario ayuda a tomar decisiones estratégicas basadas en registros reales y concretos.

En definitiva, gestionar correctamente el stock es fundamental para obtener mayores beneficios en la farmacia, facilitar el funcionamiento interno y mejorar la imagen de la farmacia frente al público.

Descubre más:

Productos estacionales a final de temporada 

Referencias:

[1] La gestión del stock de tu farmacia. ACM Farma. Disponible en: https://acmfarma.com/la-gestion-del-stock-de-tu-farmacia/ [Acceso: 13/08/24]

[2] ¿Qué es y cómo se gestiona el stock de la farmacia? Asefarma. Disponible en: https://www.asefarma.com/blog-farmacia/que-es-y-como-se-gestiona-el-stock-de-una-farmacia  [Acceso: 13/08/24]

[3] El stock óptimo para una gestión eficiente en la farmacia. Analiza 360. Disponible en: https://analiza360.es/el-stock-optimo-para-una-gestion-eficiente-en-la-farmacia/ [Acceso: 13/08/24]

[4] Cómo hacer un inventario en la farmacia. Asefarma. Disponible en: https://www.asefarma.com/blog-farmacia/como-hacer-un-inventario-en-la-farmacia  [Acceso: 13/08/24]

[5] Control de stock en farmacia: Método ABC(D). Gómez Córdoba Abogados. Disponible en: https://gomezcordoba.com/control-de-stock-en-farmacia/ [Acceso: 13/08/24]