Mónica Forns, experta en RR.HH. de farmacia: “Una tasa de rotación superior al 20% puede ser problemática, ya que implica que la farmacia está perdiendo personal con demasiada frecuencia"

Mónica, antes que nada, ¿por qué decidiste centrar tu actividad profesional en el entorno farmacéutico?

A lo largo de mi carrera, he trabajado en consultoras especializadas en el sector sanitario, lo que me ha llevado a continuar desarrollándome en este ámbito. En 2019, nació Talent Salud con el objetivo de apoyar a las farmacias y otras empresas del sector salud en la búsqueda de personal cualificado ya que este sector se caracteriza por una alta demanda y un constante proceso de cambio.

¿Cuáles son las principales particularidades de la selección de personal en la farmacia?

La selección de personal en una farmacia presenta características particulares que deben ser consideradas cuidadosamente. A continuación, se detallan los aspectos clave para tener en cuenta para elegir al candidato adecuado:

• Formación y conocimientos técnicos: el candidato debe poseer un conocimiento sólido sobre fármacos, dosis, interacciones farmacológicas, entre otros. La formación académica debe ser adecuada, ya sea universitaria o de ciclo especializado, dependiendo de si se requiere un farmacéutico o un técnico.
• Habilidades de comunicación: es fundamental que el candidato tenga la capacidad de ofrecer asesoramiento claro y preciso al cliente, así como escuchar y comprender sus necesidades para ofrecer una atención personalizada.
• Atención al cliente: el candidato debe estar capacitado para brindar una atención amable, empática y profesional, generando confianza en el cliente.
• Capacidad de trabajo bajo presión y en equipo: debe ser capaz de adaptarse a un ritmo de trabajo elevado, especialmente durante las horas punta, y funcionar eficazmente dentro de un equipo de trabajo multidisciplinario.
• Adaptación a la tecnología: la capacidad para adaptarse y utilizar las nuevas tecnologías es esencial, dado el constante avance de herramientas y software en el ámbito farmacéutico.
• Ética profesional: el candidato debe demostrar integridad, responsabilidad y compromiso con las normas y valores profesionales.
• Capacidad para la formación continua: es crucial que el candidato esté dispuesto a mantenerse actualizado y participar en procesos de aprendizaje constante, dada la evolución del sector farmacéutico.

 

La selección de personal en una farmacia presenta características particulares que deben ser consideradas cuidadosamente

A la hora de contratar nuevos farmacéuticos, ¿Cuántos candidatos es conveniente entrevistar y en qué debemos basarnos para escogerlos?

Lo ideal es que el titular disponga de una terna de dos-tres candidatos, lo que le permite comparar las competencias de cada uno y elegir al que considere más adecuado para su farmacia. Sin embargo, la realidad actual muestra que, dependiendo de factores como la ubicación de la farmacia, el horario, el salario y otras condiciones, en muchas ocasiones solo es posible presentar a un único candidato para el puesto. Además, no siempre es viable esperar a que surjan otros dos candidatos finalistas debido a la alta demanda de profesionales en la farmacia comunitaria.

¿Qué es lo principal que debemos tener en cuenta para decidir cuál es el mejor para el puesto?

Es fundamental valorar tanto las competencias profesionales como las personales, ajustándolas a la tipología de la farmacia. Existen farmacias más orientadas a la venta libre, que requieren profesionales con formación y habilidades específicas en ventas. Por otro lado, hay farmacias de carácter más comunitario o "de barrio", donde no se necesita una orientación tan activa hacia la venta. En este sentido, resulta esencial que la personalidad del candidato se alinee con la tipología y las necesidades específicas de la farmacia.

Resulta esencial que la personalidad del candidato se alinee con la tipología y las necesidades específicas de la farmacia.

Y si queremos conseguir un puesto de trabajo en la farmacia, ¿Cómo podemos lograr que nuestra candidatura destaque por encima de las demás?

Es fundamental redactar una carta de motivación de calidad en la que se detalle el tipo de farmacia que se busca, las habilidades y experiencia que se poseen, así como lo que se puede aportar a la farmacia que se postula.  Durante todo el proceso de selección, el candidato debe demostrar sus cualidades, atendiendo a las llamadas, mensajes de WhatsApp u otros medios de comunicación. Es imprescindible ser amable, educado, cercano y mantener una actitud positiva que refleje el entusiasmo por el puesto.

Asimismo, el candidato debe mostrar interés por el proyecto y flexibilidad para adaptarse a las necesidades del puesto. No basta con afirmar en el currículum que se es una persona empática y cercana si estas cualidades no se demuestran durante la entrevista.

Por último, es muy importante personalizar el correo electrónico en el que se envía la candidatura. Este debe captar la atención del receptor, explicar claramente el motivo del mensaje y resaltar las cualidades que hacen al candidato idóneo para el puesto.

 

El candidato debe mostrar interés por el proyecto y flexibilidad para adaptarse a las necesidades del puesto

Cada vez son más habituales los procesos de selección telemáticos. En el caso de la farmacia, ¿Son recomendables?

Sí, sin ningún tipo de duda, al menos para nuestro modelo de negocio. Talent Salud aplica un proceso de selección 100% telemático, instaurado desde 2019, incluso antes de la pandemia. Esta situación, como es lógico, se potenció durante la crisis sanitaria. En nuestro proceso de selección, siempre realizamos una primera entrevista profesional con el candidato, seguida de una entrevista con nuestro cliente.

Dada la rapidez con la que evoluciona el mercado de la farmacia comunitaria y la escasez de candidatos, no podemos permitirnos que los postulantes se desplacen a nuestras oficinas, ya que la disponibilidad no siempre es inmediata. Sin embargo, cuando realizamos una entrevista telefónica y consideramos que el candidato podría encajar con los requisitos de nuestro cliente, organizamos una entrevista telemática el mismo día. Posteriormente, si la ubicación del candidato y el cliente lo permiten, organizamos una entrevista presencial con el titular en la farmacia, lo que nos toma un máximo de 1-2 días. De esta manera, podemos ofrecer una respuesta más rápida.

Si esperamos a que el candidato se desplace para una primera entrevista presencial, el tiempo transcurrido desde el primer contacto hasta la entrevista en persona puede ser suficiente para que el candidato ya haya encontrado otra oportunidad laboral.

¿Qué ventajas e inconvenientes suponen con respecto a los procesos presenciales?

Las principales ventajas de realizar entrevistas telemáticas son la flexibilidad y la comodidad que ofrecen, al permitir llevarlas a cabo desde cualquier ubicación. Esto elimina la necesidad de desplazamientos, generando un ahorro significativo de tiempo y costes. Además, este formato facilita el acceso a un mayor pool de candidatos y permite realizar varias entrevistas en un período de tiempo reducido.

No obstante, entre las desventajas destaca la limitada interacción física, ya que en este tipo de entrevistas no es posible observar el lenguaje corporal y las expresiones faciales de manera tan detallada como en una entrevista presencial. Esto puede dificultar la evaluación de habilidades interpersonales. Asimismo, pueden surgir problemas tecnológicos o de accesibilidad, ya que no todos los candidatos disponen de una conexión a internet de calidad.

Cuando se trata de disponer de herramientas en los procesos de selección, hay distintas opciones. En el caso de la evaluación 360º ¿de qué se trata y en qué puede ayudar durante el proceso?

La evaluación 360º es una herramienta que permite obtener una visión integral de un candidato al recopilar información desde diversas perspectivas. En el ámbito de los procesos de selección para oficinas de farmacia, esta metodología puede resultar especialmente valiosa, dado que las funciones desempeñadas en este entorno suelen requerir una combinación de habilidades técnicas, comerciales y sociales.

La información se obtiene mediante cuestionarios estructurados, entrevistas o herramientas digitales.

Entre los principales beneficios de esta evaluación destacan:

• Identificación de competencias clave: conocimientos técnicos, habilidades comerciales y competencias interpersonales.
• Perspectiva integral del desempeño: una visión completa de las capacidades del candidato.
• Detección de áreas de mejora: identificación de oportunidades para el desarrollo profesional.
• Adecuación cultural: evaluación de la alineación del candidato con los valores y la cultura de la organización.
• Mejora en la calidad de la contratación: selección más precisa y fundamentada.

No obstante, la implementación de una evaluación 360º en el contexto de la oficina de farmacia puede presentar desafíos, como el tiempo y esfuerzo que requiere su aplicación, además del elevado coste asociado, lo que podría limitar su uso en algunos procesos de selección.

La implementación de una evaluación 360º en el contexto de la oficina de farmacia puede presentar desafíos, como el tiempo y esfuerzo que requiere su aplicación

El día a día en la farmacia presenta algunas singularidades respecto a otros trabajos. ¿Qué aspectos debemos tener en cuenta para hacer una buena gestión del personal en las tareas diarias?

Una gestión eficiente del personal en la farmacia requiere equilibrar la operatividad con un enfoque humano. La clave radica en organizar las tareas diarias de manera estructurada, promover el desarrollo profesional y mantener un ambiente laboral positivo. Estas acciones no solo optimizan el rendimiento del equipo, sino que también mejoran la experiencia del cliente, quien es el eje central de la actividad farmacéutica. Los aspectos principales a tener en cuenta son:

Organización de las tareas diarias: establecer roles claramente definidos, garantizar una distribución equitativa de las responsabilidades y gestionar los turnos de manera eficiente.

Atención personalizada al cliente: fomentar la empatía y un trato cercano, realizar ventas éticas y gestionar reclamaciones de forma profesional.

Formación continua: ofrecer formaciones periódicas sobre nuevos productos, tratamientos y normativas legales, así como en habilidades blandas, tales como la comunicación, el trabajo en equipo y la resolución de conflictos. Asimismo, promover la especialización en áreas clave de la farmacia, como dermocosmética o nutrición.

Comunicación efectiva con el equipo: organizar reuniones periódicas, implementar herramientas digitales para facilitar la comunicación interna y crear un espacio abierto para sugerencias y retroalimentación.

Gestión del inventario y cumplimiento normativo: asignar responsabilidades específicas, aplicar estrategias para minimizar pérdidas y garantizar la formación en normativas aplicables al sector.

Creación de un ambiente laboral positivo: reconocer y valorar el esfuerzo de los empleados, fomentar el trabajo en equipo y gestionar conflictos de manera constructiva.

Uso de tecnología y herramientas de gestión: implementar software especializado en la gestión farmacéutica para optimizar procesos administrativos y operativos.

Una gestión integral que contemple estos aspectos contribuirá a alcanzar un equilibrio entre la eficiencia operativa y el bienestar del equipo, generando beneficios tanto para los colaboradores como para los clientes de la farmacia.

La clave radica en organizar las tareas diarias de manera estructurada, promover el desarrollo profesional y mantener un ambiente laboral positivo

En cuanto a perfiles puramente de oficina de farmacia, a pesar de haber más farmacéuticos adjuntos que nunca, según las Estadísticas de Colegiados y Farmacias Comunitarias, cada vez resulta más complicado contratar estos perfiles. ¿Qué está ocurriendo?

La dificultad creciente para contratar farmacéuticos adjuntos, a pesar del aumento en el número de profesionales colegiados, responde a una combinación de factores que afectan tanto a la oferta de empleo como a las expectativas y condiciones laborales. A continuación, detallo las razones principales que explican esta situación:

1. Desajuste entre oferta y demanda

• Exceso de graduados en zonas urbanas: Aunque el número de farmacéuticos adjuntos ha aumentado, estos profesionales tienden a concentrarse en áreas urbanas donde hay más oportunidades laborales. Esto deja vacantes en zonas rurales o pequeñas poblaciones.
• Mayor número de farmacias y ampliación de horarios: El crecimiento de farmacias comunitarias genera una mayor demanda de profesionales, además de la ampliación de los horarios comerciales que hace que se tenga que duplicar la plantilla de farmacéuticos.

2. Condiciones laborales menos atractivas

• Salarios poco competitivos: Muchas farmacias ofrecen salarios que no están alineados con el nivel de formación y responsabilidad que se espera del farmacéutico adjunto. Esto lleva a que los profesionales busquen mejores alternativas en otros sectores o países.
• Horarios extendidos: El trabajo en farmacias comunitarias puede implicar largas jornadas, turnos partidos y disponibilidad en fines de semana o festivos, lo que desmotiva a algunos candidatos.
• Falta de desarrollo profesional: En algunos casos, el rol de adjunto puede percibirse como una posición sin grandes posibilidades de crecimiento o especialización, lo que desalienta a los farmacéuticos más ambiciosos.

3. Aumento de oportunidades fuera de la farmacia comunitaria

• Diversificación del mercado laboral: Muchos farmacéuticos encuentran oportunidades en áreas como la industria farmacéutica, investigación, distribución, cosmética o consultoría sanitaria, que ofrecen mejores condiciones laborales y posibilidades de desarrollo.
• Atracción de otros países: La alta demanda de farmacéuticos en países como Reino Unido, Alemania o Francia, junto con salarios más altos y mejores beneficios, motiva a muchos profesionales a emigrar.

4. Cambios en las expectativas de los profesionales

• Nuevas generaciones con prioridades diferentes: Los jóvenes farmacéuticos valoran cada vez más el equilibrio entre vida personal y laboral, la flexibilidad horaria y las oportunidades de aprendizaje continuo, aspectos que no siempre están garantizados en las farmacias comunitarias.
• Rechazo a la monotonía: Algunos profesionales prefieren entornos más dinámicos o que les permitan aplicar su conocimiento de manera más innovadora que en la dispensación tradicional.

5. Impacto de la competencia interna

• Contratación de técnicos de farmacia: En algunos casos, las farmacias priorizan la contratación de técnicos en lugar de adjuntos para reducir costes, lo que puede limitar las oportunidades reales para estos últimos.
• Automatización y digitalización: La implementación de sistemas tecnológicos como robots dispensadores puede disminuir la necesidad de adjuntos en ciertas farmacias.

6. Percepción de precariedad en zonas rurales

• Falta de incentivos para trabajar fuera de grandes ciudades: Las farmacias en áreas rurales suelen tener más dificultades para atraer talento debido a la percepción de aislamiento, menor oferta cultural y social, y salarios que no compensan estas carencias.

En resumen, la dificultad para contratar farmacéuticos adjuntos responde a un desajuste entre las condiciones actuales del mercado laboral y las expectativas de los profesionales. Mejorar las condiciones, incentivar el trabajo en zonas menos favorecidas y ofrecer oportunidades de desarrollo profesional serán pasos clave para abordar este desafío.

La dificultad para contratar farmacéuticos adjuntos responde a un desajuste entre las condiciones actuales del mercado laboral y las expectativas de los profesionales

 

¿De qué forma afecta al sector farmacéutico la rotación de personal? ¿Cuál es una tasa demasiado elevada y qué pueden hacer los farmacéuticos titulares para evitarla?

La rotación de personal en la oficina de farmacia tiene un impacto significativo, tanto en el funcionamiento diario como en los costes y la experiencia del cliente. Aunque una cierta rotación puede ser positiva para renovar el equipo y traer nuevas ideas, una tasa excesiva es perjudicial y puede reflejar problemas en la gestión laboral.

Una rotación anual del 10-15% se considera aceptable, ya que incluye cambios naturales por jubilación, traslados o nuevas oportunidades, sin embargo, una tasa superior al 20% puede ser problemática, ya que implica que la farmacia está perdiendo personal con demasiada frecuencia, lo que afecta negativamente al negocio.

Una tasa de rotación superior al 20% puede ser problemática, ya que implica que la farmacia está perdiendo personal con demasiada frecuencia, lo que afecta negativamente al negocio

 

Efectos negativos en el equipo y el negocio:

• Desorganización y pérdida de continuidad: los cambios frecuentes en el equipo pueden generar desajustes en las tareas diarias, como la atención al cliente o el control del stock.
• Mayor carga de trabajo para el resto del equipo: los empleados que permanecen deben asumir responsabilidades adicionales hasta que se incorpore y forme al nuevo personal, lo que puede causar estrés y desgaste.
• Pérdida de conocimiento interno: cada vez que un empleado se va, se pierde experiencia específica de la farmacia, como el manejo de clientes habituales, procesos internos o sistemas de gestión.
• Impacto en la experiencia del cliente: la rotación constante puede dificultar la creación de relaciones de confianza con los clientes, que valoran el trato personalizado y la continuidad en el servicio.

          Impacto económico:

• Costes de reclutamiento y selección: Invertir en encontrar, entrevistar y contratar nuevos empleados.
• Costes de formación: Formar a cada nuevo empleado, especialmente en procesos específicos como la dispensación de medicamentos o el manejo del software farmacéutico.
• Pérdida de productividad: Los nuevos empleados suelen necesitar tiempo para alcanzar la eficacia de los salientes.

          Impacto en la moral del equipo:

• Inestabilidad y desmotivación: Una alta rotación puede generar descontento entre los empleados restantes, al percibir falta de estabilidad o apoyo por parte de la gestión.

Las estrategias para reducir la rotación de personal son:

• Ofrecer salarios competitivos (ofrecer una retribución acorde al nivel de responsabilidad y al mercado laboral) y beneficios adicionales (bonos, formación continua o días libres adicionales pueden mejorar la satisfacción del personal).
• Flexibilidad horaria (facilitar horarios adaptables que favorezcan la conciliación entre la vida personal y laboral).
• Fomentar el desarrollo profesional (planes de carrera y especialización), reconocimientos y valor del trabajo bien hecho, buen liderazgo y trabajo en equipo.
• Incentivar la permanencia (recompensas por antigüedad y promoción interna)
• Escuchar al equipo (implementar encuestas de satisfacción laboral o reuniones individuales para conocer inquietudes, necesidades y expectativas).
• Incentivar la movilidad geográfica en zonas rurales aplicar ayudas para vivienda o transporte

¿Qué medidas hay que tomar para evitar los burnouts en el equipo de farmacia?

Prevenir el burnout en un equipo de farmacia es esencial para garantizar la salud y el bienestar de los empleados, así como la calidad del servicio. Las medidas a adoptar son:

• Gestión de la carga de trabajo: planificación adecuada de horarios y contratación suficiente de personal.
• Entorno de trabajo saludable: espacio cómodo, ambiente positivo y recursos adecuados.
• Formación y desarrollo capacitación continua: proporcionar oportunidades de aprendizaje para mejorar habilidades y aumentar la confianza profesional y claridad de roles.
• Apoyo emocional y psicológico: comunicación abierta (establecer canales seguros para que los empleados compartan preocupaciones o problemas y reconocimiento y apreciación) y reconocer los logros del equipo y recompensar sus esfuerzos.
• Evaluación y ajustes constantes: encuestas de clima laboral (recoger feedback regularmente para identificar puntos de mejora, reuniones periódicas con los empleados).

¿Cuáles son los ámbitos más conflictivos en la gestión de personal de una farmacia? ¿Cómo podemos evitarlos y fomentar un buen ambiente laboral?

1. Comunicación interna deficiente: falta de claridad en instrucciones, malentendidos entre empleados o no abordar problemas de manera oportuna. 

• Cómo evitarlo:
  • Establecer reuniones periódicas para revisar objetivos, resolver dudas y promover la escucha activa.
  • Crear canales claros de comunicación (reuniones rápidas al inicio del día, un grupo en una app de mensajería profesional, etc.).
  • Fomentar un ambiente donde los empleados se sientan cómodos expresando preocupaciones sin temor a represalias.

2. Gestión del estrés y el agotamiento: sobrecarga en temporadas de alta demanda (ej.: campañas de vacunación, cambios de normativa), presión por cumplir objetivos de venta o gestión de recetas.

• Cómo evitarlo:
  • Proporcionar descansos adecuados durante la jornada laboral.
  • Implementar prácticas de bienestar, como fomentar pausas activas o actividades de relajación en equipo.
  • Supervisar y ajustar las expectativas de rendimiento para que sean alcanzables.

3. Falta de reconocimiento y motivación:  empleados que se sienten infravalorados o desmotivados, lo que puede impactar en la productividad y el servicio al cliente.

• Cómo evitarlo:
  • Reconocer públicamente los logros individuales y del equipo.
  • Ofrecer incentivos no necesariamente económicos (ej.: días libres, formación, eventos sociales).
  • Diseñar un plan de desarrollo profesional para que los empleados vean oportunidades de crecimiento.

4. Diferencias de personalidad o conflictos interpersonales:  malas relaciones entre compañeros o entre empleados y gerentes.

• Cómo evitarlo:
  • Promover actividades de team building que fortalezcan la relación entre los empleados.
  • Actuar rápidamente ante conflictos para mediar y buscar soluciones.
  • Establecer un código de conducta claro que defina comportamientos aceptables en el entorno laboral.

5. Gestión inadecuada de horarios:  Falta de flexibilidad en turnos o descontento con las rotaciones.

• Cómo evitarlo:
  • Asegurar una planificación anticipada de los horarios.
  • Ofrecer cierta flexibilidad para adaptarse a necesidades personales cuando sea posible.
  • Mantener un sistema justo para resolver conflictos de horarios.

Para fomentar un buen ambiente laboral es muy importante tener en cuenta los siguientes puntos:

• Cultura de equipo: promover la colaboración y el respeto mutuo mediante actividades grupales y proyectos compartidos.
• Formación continua: ofrecer capacitación en áreas clave (atención al cliente, nuevas normativas, gestión emocional, etc.).
• Liderazgo empático: los gerentes deben ser accesibles, escuchar activamente y tomar decisiones justas.
• Celebración de logros: organizar eventos o actividades para celebrar éxitos y reforzar el sentido de pertenencia.
• Ambiente físico saludable: mantener un espacio de trabajo limpio, bien iluminado y con zonas cómodas para los descansos.

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Opinión del experto: Basque Sustainable Pharmacy