Estos son los KPI de la gestión de farmacia: conócelos

La farmacia cuenta con una serie de indicadores que reflejan su evolución y su rentabilidad a lo largo del tiempo. Estas herramientas se conocen como Indicadores de Gestión o KPI (Key Performance Indicators). [1]

Los KPI suponen una herramienta básica para gestionar la botica. No se trata de cifras aisladas, sino que están interconectadas y deben ser analizadas de manera conjunta, ya que permiten saber de forma rápida el estado de la farmacia y tomar decisiones útiles.

 

¿Qué es un KPI o indicador de gestión para la farmacia?

Los KPI son datos que pueden extraerse para obtener información suficiente para valorar el desempeño de la gestión, en este caso, de la farmacia. Estos datos permiten orientar las decisiones y los objetivos a futuro y tratar una línea estratégica bien definida. [2]

Para establecer unos KPI de calidad, es importante llevar a cabo dos tipos de análisis:

• Análisis interno: recoger todos los datos cuantitativos relacionados con la farmacia.
• Análisis externo: realizar un estudio en profundidad de las oficinas de farmacia que ofrecen servicios parecidos.

Mediante la elección de unos cuantos parámetros, no solo económicos, se podrá conocer si las metas iniciales propuestas son reales o hay que reajustarlas en función de la dinámica de la oficina de farmacia.

 

¿Para qué pueden servir los KPI?

Los indicadores de gestión deben cumplir algunas características para poder ser útiles en su función de representar una visión global de la botica. Idealmente, deben ser: [3]

• Fáciles de calcular.
• Sencillos.
• Con un plazo de implementación concreto para su evaluación.
• Entendibles por todo el equipo de la farmacia para que todos puedan participar.

Estos son algunos de los beneficios de unos KPI bien seleccionados: [2]

• Permiten llevar a cabo un análisis en profundidad de la situación de la farmacia.
• Mejoran el control y la planificación sobre la farmacia.
• Facilitan trabajar en base a unos objetivos a medio y largo plazo.
• Permiten hacer un seguimiento periódico de estos objetivos y del éxito de las acciones.
• Ayudan a reducir las existencias paradas y a reducir los errores de stock.
• Motivan al equipo para progresar constantemente y ofrecer una mejor atención farmacéutica.
• Aumentan el nivel de ventas y de rentabilidad.

 

Indicadores de gestión clave

Los KPI no tienen que estar solo basados en las ventas. Puede haber indicadores de clientes, de personal o de stock, entre otros. Los que mejor se ajustan a cada farmacia no siempre son los más evidentes, por lo que conviene estudiar cada caso individualmente.

Hay muchas opciones a la hora de definir KPI para una botica. Estos son algunos ejemplos de indicadores que pueden ser útiles: [2] [4] [5]

 

Indicadores de ventas

Estos son los más habituales, ya que permiten calcular las unidades por venta, la evolución de las ventas en períodos de tiempo concretos y las cuotas de ventas en función de la categoría. También suelen ser los más técnicos, puesto que están relacionados directamente con contabilidad. Un ejemplo puede ser el ticket medio de la farmacia, que es el importe medio de las ventas en euros, y se calcula siguiendo esta fórmula:

Ticket medio = importe de venta / Nº de operaciones realizadas

 

Indicadores de clientes 

Sirven para calcular la evolución del número de pacientes de la farmacia, la cuota de ventas o la tasa de abandono de pacientes. Un ejemplo lo encontramos en la tasa de retención de pacientes en un período determinado, que puede obtenerse con estos datos:

Tasa de retención en % = [(Nº de pacientes al final del período – Nº de nuevos pacientes adquiridos durante el período / Nº de pacientes al inicio del período)] x 100

 

Indicadores de personal 

Con estos parámetros, se puede calcular el nivel de productividad del equipo de farmacia, el nivel de absentismo y de rotación de personal. Se puede utilizar, por ejemplo, el coste porcentual del personal por cada venta, mediante este cálculo:

Coste del personal en % = [Costes de personal totales / Ventas] * 100

 

Indicadores de stock 

La rotación de stocks, es decir, el número de veces que las existencias deben ser reemplazadas durante un período de tiempo concreto, es un elemento clave para medir el rendimiento del almacén. Su valor se calcula a partir del importe de ventas anuales y el valor del stock a precio de venta en el momento de su cálculo, de la manera siguiente:

Rotación del stock (en nº de vueltas o veces) = Ventas anuales / Stock a PVP

Otro indicador de stock clave es el de días de suministro por cobertura, período de tiempo en el que la farmacia puede seguir vendiendo con el stock que tiene sin incorporar más productos.

 

Indicadores de rentabilidad

La rentabilidad de los activos, el análisis de la eficiencia de los recursos invertidos y la rentabilidad económica son los parámetros principales. Un indicador de referencia para la rentabilidad puede ser el margen bruto porcentual de los productos vendidos, que se calcula a partir de:

Margen bruto en % = [(Ventas – (Compras + Existencias iniciales – Existencias finales))/Ventas]*100

 

Es evidente que el estudio de algunos indicadores, como el de rentabilidad o el de stocks, se tendrán que hacer a largo plazo. Sin embargo, la evolución de las ventas en períodos de tiempo concretos y las cuotas de ventas en función de la categoría son ratios que hay que analizar constantemente para ajustar los pedidos a la demanda y poder planificar acciones específicas.

En caso de estar al frente de una farmacia, es recomendable hacer una selección de los KPI a tener en cuenta y compartirlos con el equipo. Así, todo el personal se podrá implicar y podrá ayudar a cumplir los objetivos.

 

Descubre más:

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Referencias

[1] Analizar y mejorar KPIs de farmacia. Sisfarma. Disponible en: https://www.sisfarma.es/analizar-y-mejorar-kpis-de-farmacia/ [Acceso: 20/02/2023]

[2] KPI e Indicadores de Gestión de Farmacia. SB Farmaconsultores. Disponible en: https://sbfarmaconsultores.es/farma-blog/kpi-e-indicadores-gestion-farmacia/ [Acceso: 20/02/2023]

[3] KPI’s importantes en la gestión de la farmacia. Asefarma. Disponible en: https://www.asefarma.com/blog-farmacia/kpi-importantes-en-la-gestion-de-la-farmacia [Acceso: 20/02/2023]

[4] Serra Bosch, Juan Carlos. Todo lo que debes saber sobre marketing farmacéutico. Profit Editorial. [Acceso: 20/02/2023]

[5] Indicadores de gestión o KPI’s en farmacia. Audifarma. Disponible en: https://www.audifarma.es/blog/315-indicadores-de-gestion-o-kpi-s-en-farmacia [Acceso: 20/02/2023]