Filosofía KAIZEN o cómo mejorar continuamente en una empresa

La palabra Kaizen, procede etimológicamente del japonés y es la suma de dos palabras: KAI, que significa “cambio” y ZEN que es “mejor”; esto es, “mejora continua”. Aunque la palabra la acuñó Masaaki Imai a mediados de los ochenta en su libro Kaizen, The Key to Japan´s Competitive Success, la aplicación empresarial fue previa. Nació después de la II Guerra Mundial, donde Japón perdió parte de su tejido industrial.

Una de las soluciones impulsadas por el gobierno nipón, fue aplicar la metodología de William Edwards Deming y Joseph Juran, especialistas en gestión empresarial. Los resultados fueron tan positivos que colocaron a Japón en una posición de liderazgo dentro del mercado mundial, dotando al país de una gran capacidad competitiva [1].

9 principios básicos del método Kaizen

Aplicar esta metodología en el ámbito de la farmacia es posible gracias a las directrices que propone, pero antes de eso, es vital revisar los principios en los que se basa el método Kaizen. Para que esta filosofía funcione debe ser una visión compartida entre todo el equipo; esto es, el equipo de farmacia debe conocer los principios básicos y enfocar los esfuerzos en los objetivos pautados. Los principios son los siguientes [2]:

Cuestionar las prácticas actuales

Poner en duda es un punto de partida interesante que permite reflexionar sobre lo que actualmente no está funcionando. No ceder al autoengaño y ser crítico/a es fundamental para realizar cambios reales y duraderos.

Abrir la mente

En ocasiones, repetir una acción muchas veces puede convertirla en una máxima complicada de derribar y poner en juego aquello de “siempre se ha hecho así” puede convertirse en una lucha desgastante. Desde la metodología Kaizen se propone ir al otro extremo, “¿qué pasaría si se hace lo contrario a lo que se está haciendo actualmente?” Este ejercicio se basa en buscar argumentos en la posición contraria y tener la capacidad de defenderlos.

Las crisis son oportunidades

Cada crisis, sea del tamaño que sea, activa la maquinaria mental de la búsqueda de soluciones. Por eso, solventar problemas genera ideas que pueden contribuir al valor de la empresa.

Una actitud positiva, promueve la innovación

La aplicación de esta metodología defiende que, una mentalidad positiva te permite ver oportunidades para hacer crecer la empresa y el equipo; por tanto, es básico mantener un espíritu positivo frente a las crisis. En ocasiones, se puede confundir esta positividad con la negación de un problema; negarlo y hacer que no existe, sólo puede llevar al retraso de la solución. Por tanto, atajarlo, trabajando y depositando confianza en el camino que se tome es vital.  

El valor de la sencillez y la simpleza

Kaizen significa mejora continua y es un método basado en mejorar los procesos, no en perfeccionarlos. Implantar un cambio es difícil, por eso, es importante elegir soluciones sencillas que permitan aplicarlas de forma rápida y directa. Este método radica en la transformación constante.

Corregir y aprender de los errores

Asumir un error es el primer paso para cambiarlo: esto es, verlo y aceptarlo asumiendo la responsabilidad. Y es que, si los errores no se corrigen, se repiten, crecen y además de llegar a la posibilidad de convertirlos en una forma de obrar, puede ser algo incontrolable. Por eso, es importante admitir que se cometen errores para poder corregirlos inmediatamente y evitar errores mayores en el futuro.

Fomentar la participación sin juzgar ni culpar

Un entorno laboral abierto y participativo es un buen caldo de cultivo para compartir visiones, sensaciones y soluciones; no obstante, ese entorno hay que crearlo. Fomentar la confianza, evitar el juicio y no señalar, promueven la participación; y es que es importante que los empleados no tengan miedo a sentirse juzgados.

Utilizar la creatividad para encontrar soluciones

Un equipo motivado vale por diez y es que, la creatividad también se pone en marcha cuando tiene el espacio para expresarse. Realizar cambios o fomentar un lugar de trabajo dónde esta apertura al cambio y la propuesta esté sobre la mesa, promueve la creación de espacios distintos y más creativos.

Búsqueda de mejora

La búsqueda de la mejora continua no tiene un final porque es un camino vivo en la transformación de una empresa. Por eso, es un método que permite crecer y no se perfila como una solución estanca.

¿Qué son las 5S y cómo implementarlas?

Para aplicar el método Kaizen es fundamental contemplar las 5S como parte del proceso, pero ¿en qué se basa esta metodología y porqué es importante? Uno de los objetivos principales de las 5S es desarrollar un ambiente de trabajo agradable, eficiente, seguro y ordenado; esto permitirá desempeñar eficientemente las operaciones diarias, logrando así estándares de calidad. Cuando se aplican las 5S a los objetivos de las organizaciones se realizan con los siguientes fines [3]:

• Trabajar en un entorno más seguro y limpio
• Conseguir que los espacios sean lugares más ordenados y de fácil manipulación y ubicación, se propone aprovechar los espacios físicos mejor
• Mejorar la imagen ante los clientes
• La mejora continua permite a las personas involucrarlas en los cambios
• Cuando se mejora la seguridad, el clima laboral, la motivación del personal, la calidad y la eficiencia, mejora la competitividad de la empresa

Significado y aplicación directa de las 5S:

Por su origen nipón, las 5S son 5 palabras que comienzan por la letra “s” y hacen referencia a la acción concreta a realizar para ejecutar este método. Son las siguientes:   

• SEIRI (seleccionar): deshacerse de los artículos que no se necesiten en el área de trabajo y desecharlos.
• SEITON (organizar): orden en todos los artículos que sean necesarios, estableciendo lugares que sean fácilmente ubicables.
• SEISO (limpiar): eliminar la suciedad y mantener el área de trabajo limpio es fundamental.
• SEIKEITSU (estandarizar): asegurar que los pasos anteriores se apliquen en el área de trabajo de manera regular.
• SHITSUKE (disciplina y hábito): entrenarse en este hábito y mantener correctamente los procesos generados por el compromiso del equipo.

Beneficios de la metodología 5S en la oficina de farmacia

La oficina de farmacia es un espacio ideal para aplicar este método y es que el objetivo de la metodología de las 5S es mejorar y mantener las condiciones de la organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo. Estas acciones no se realizan por un hecho puramente estético, sino que tienen los siguientes objetivos [4]:

• Mejorar las condiciones de trabajo
• Mejorar la seguridad
• Fomentar un buen clima laboral
• Incidir en la motivación del personal
• Convertir la farmacia en un espacio más eficiente

Así pues, son puntos que están relacionados con la productividad y la competitividad de la empresa y de los que se pueden conseguir beneficios como:

• Mantener un orden en los pasillos y áreas
• Evitar tener estantes repletos de artículos no identificados
• Disponer de áreas señalizadas e identificadas
• Mantener la limpieza en todo el establecimiento
• Evitar traslados innecesarios
• Reducir las fallas en los equipos
• Personal comprometido con su área de trabajo
• Clasificar herramientas y equipos
• Mejorar el espacio de trabajo

Referencia: NPS-ES-NP-00411

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Referencias:

[1] Método Kaizen: qué es, cómo implementarlo, metodología. Factorial. Disponible en: https://factorialhr.es/blog/metodo-kaizen-mejora-continua/#:~:text=El%20m%C3%A9todo%20Kaizen%20se%20basa,afectar%20el%20desempe%C3%B1o%20del%20proyecto. [Acceso 08/01/2024]

[2] Método Kaizen: ¿en qué consiste y cómo implementarlo en tu empresa? IEB School. Disponible en: https://www.iebschool.com/blog/metodo-kaizen-en-que-consiste-y-como-implementarlo-en-tu-empresa-lean-startup/ [Acceso 10/01/2024]

[3] Jara Riofrío M.A. El método de las 5S: su aplicación. Res Non Verba -revista científica-. 2017, vol. 7-no 1, p. 167-179. Disponible en:  https://biblat.unam.mx/hevila/ResnonverbaGuayaquil/2017/vol7/no1/10.pdf [Acceso 15/01/2024]

[4] Mejía Heredero B.A, García Díaz Y.F. Propuesta para la mejora del sistema de inventario de la farmacia Nuevaguayas basado en la metodología Kaizen. 2019. Universidad de Guayaquil. https://repositorio.ug.edu.ec/server/api/core/bitstreams/f197fce2-554e-4ddc-bdce-ffc24ab391ef/content [Acceso 15/01/2024]