Cómo manejar la rotación de personal en la farmacia

En casi diez años, el Colegio de Farmacéuticos de Madrid ha visto cómo su bolsa de trabajadores se reducía a más de la mitad. Mientras que en 2015 había 983 profesionales inscritos, 412 de los cuales eran farmacéuticos; en 2024, solo hay unas 390 personas, de las cuales solo 106 son farmacéuticos. Esto supone una reducción del 74% y sirve como ejemplo del declive del número de profesionales dispuestos a trabajar detrás del mostrador [1]. 

Las dificultades en la contratación y los porcentajes notables de abandono laboral voluntario hacen que la rotación de personal gane relevancia en la productividad de una farmacia. En España, se estima que el índice de rotación es del 30% y que un 21% de los trabajadores renuncia a su puesto de trabajo [2].

Para comprender el concepto de rotación de personal, hay que considerar sus distintas tipologías.

Tipos de rotación del personal

Se conoce como rotación de personal a los movimientos que se dan en una farmacia, como en cualquier empresa, respecto a las entradas, salidas y cambios de posición de sus trabajadores.

Estos movimientos pueden clasificarse en función de su causa, el destino, el grado de evitabilidad, la funcionalidad o la importancia. Así, se pueden distinguir de la siguiente manera.

Según la causa, existen [2] y [3]:

• Rotación voluntaria. Responde a la voluntad del trabajador de abandonar su puesto de trabajo en buenos términos, ya sea por una mejor oferta laboral o por cuestiones personales.
• Rotación forzosa. Es la salida de un trabajador por la decisión unilateral del empleador que decide prescindir de sus servicios para evitar un impacto negativo en su negocio.

Según el destino:

• Rotación interna. Es aquel movimiento de personal que se da dentro de la organización, reubicando al trabajador en una nueva posición. De esta manera, su relación con la empresa no acaba, sino que se da una novación contractual.
• Rotación externa. Se da cuando el empleado abandona su puesto de trabajo y su relación con la empresa se da por terminada.

Según el grado de evitabilidad:

• Rotación evitable. Se refiere a aquella salida de trabajadores por motivos relacionados con el funcionamiento de la empresa y que se podría haber evitado con una gestión distinta.
• Rotación inevitable. Hace referencia a las salidas de empleados por motivos ajenos a la empresa y que, por lo tanto, no se pueden evitar con acciones internas.

Según la funcionalidad:

• Rotación funcional. Es ese movimiento de personal que permite a la empresa renovar su plantilla y avanzar hacia la consecución de sus objetivos.
• Rotación disfuncional. Responde a las salidas de trabajadores de calidad o en gran cantidad que repercuten en la dificultad para cumplir los objetivos de la organización.

Según la importancia [2] y [4]:

• Rotación deseada. Responde al movimiento de empleados fácilmente sustituibles cuyo proceso de reemplazo no afecta al correcto funcionamiento del negocio o lo hace positivamente.
• Rotación no deseada. Es aquella que afecta a integrantes valiosos del equipo y cuya sustitución repercute negativamente en la productividad o funcionamiento de la farmacia.

De esta manera, se hace evidente que no todos los tipos de rotación son negativos para la farmacia. Sin embargo, es importante conocer la tipología y calcular el índice de rotación del personal para evaluar la situación del equipo y tomar las medidas que sean necesarias.

Cómo medir la rotación de personal

Conocer el número de personas que abandonan la empresa y que se incorporan a ella durante un período determinado es de gran utilidad para entender el clima laboral en el que se trabaja.

Para realizar esta evaluación, se utiliza el índice o la tasa de rotación de personal, un sistema que calcula el porcentaje de trabajadores que abandonan una empresa en un período determinado. Este dato determina la salud de la organización y permite calcular el impacto económico que pueden tener los movimientos de trabajadores.

¿Cómo calcular el índice de rotación?

Para obtener el índice o la tasa de rotación de personal en una empresa durante un tiempo determinado, se requiere la siguiente información:

A: Personal que ha abandonado la empresa en el tiempo que se calcula.

I: Personal que había en la empresa en el inicio de este período.

F: Personal que había en la empresa al final de este período.

A partir de aquí, se puede calcular la tasa de rotación de personal con la siguiente fórmula:

                                  TRP = A / (I+F/2) x 100

Es decir, se divide el personal que ha abandonado la empresa entre el promedio de trabajadores de ese periodo y se multiplica por 100, para obtener el porcentaje.

Por lo general, cuanto mayor sea el porcentaje resultante, más rotación de personal se dará en esa empresa. De lo contrario, cuanto menor sea la cifra, menos rotación. Así, mientras que una rotación alta será siempre signo de alarma, un porcentaje bajo tampoco tiene por qué ser necesariamente beneficioso. Para determinarlo, es vital conocer la realidad de cada organización [2] y [4].

Repercusiones de la rotación de personal

La alta rotación de personal conlleva consecuencias negativas para la farmacia, a distintos niveles. Además de los costos económicos, las salidas recurrentes también impactan en el clima laboral y en la calidad del servicio. Así, las principales repercusiones pueden clasificarse de la siguiente manera.

Consecuencias económicas

La salida de un trabajador siempre conlleva costes económicos imprevistos para cualquier empresa.

Por un lado, hay que considerar que el proceso de selección de la persona que sustituya al empleado supondrá gastos tanto a la hora de crear la oferta laboral y publicarla como de realizar las entrevistas o pruebas necesarias. Además, el período de formación y acompañamiento de las nuevas incorporaciones también impacta en la economía de la farmacia, puesto que se abonará el salario a una persona que todavía no está siendo realmente productiva para la organización hasta que no complete su adaptación.

De esta manera, también se debe tener en cuenta el coste de oportunidad. Es decir, los beneficios o recursos que generaba el antiguo empleado y que la empresa deja de percibir durante el período de adaptación del personal nuevo [2 y 3].

Consecuencias en el equipo

Además de las repercusiones económicas, la alta rotación del personal también impacta notablemente en el clima laboral de la farmacia.

Por un lado, el cambio constante de la plantilla genera una sensación de inestabilidad en los trabajadores que pueden percibir cierta inseguridad en su entorno de trabajo. Esto puede dificultar la creación de relaciones laborales beneficiosas y puede rebajar el rendimiento de los empleados.

Por otro lado, el proceso de selección de las personas sustitutas puede implicar una reorganización temporal de los puestos o las tareas en la farmacia. De esta manera, incluso puede ser necesario ampliar las jornadas de los trabajadores que continúan en el equipo, complicando un poco más el ambiente en el equipo [2 y 3].

Consecuencias en el servicio

Las repercusiones en el equipo afectan directamente a la calidad del servicio que se ofrece, puesto que los empleados pueden estar ocupando temporalmente funciones que no les son habitualmente propias o realizando horas extras que, inevitablemente, rebajan su capacidad de concentración.

De esta manera, además de ofrecer un servicio de menos calidad, puede ser más difícil cumplir los plazos de entrega tanto con pacientes como con proveedores. Así, la imagen de la farmacia también puede verse afectada por todo este proceso de rotación [2 y 3].

Evitar la rotación elevada

Para evitar todas estas consecuencias, es importante prestar atención a la rotación de la farmacia y tomar medidas si se observa una tasa demasiado elevada.

Una de las estrategias para hacerlo puede ser la realización de entrevistas de salida a las personas que renuncian a su empleo. El objetivo es detectar motivos de abandono que se relacionen con el funcionamiento de la empresa e identificar los aspectos que hay que modificar para evitar que la salida se replique.

Además, también es importante realizar encuestas de satisfacción a los trabajadores que permanecen en el equipo y dar espacio a la comunicación para asegurar que trabajan en un entorno laboral que les resulte agradable y motivador.

Después de recabar toda esta información, puede ser útil desarrollar un plan integral para prevenir altos índices de rotación en el que se incorpore a los distintos miembros del equipo en una medida razonable [2].

Descubre más:

Motivar al equipo 

Referencias:

[1] Crisis de personal en farmacias: ¿Por qué cada vez faltan más adjuntos? PMFarma. Disponible en: https://www.pmfarma.com/articulos/3961-crisis-de-personal-en-farmacias-por-quy-cada-vez-faltan-myos-adjuntos.html [Acceso: 18/09/24]

[2] Mejora el reclutamiento para puestos de alta rotación. Open Webinars. Disponible en: https://openwebinars.net/blog/mejora-el-reclutamiento-para-puestos-de-alta-rotacion/#qu%C3%A9-es-la-rotaci%C3%B3n-de-personal-en-la-empresa [Acceso: 19/09/24]

[3] Bravo Macas, S. J. et al. Análisis del índice de rotación de personal y sus posibles causas en Farmamia CIA. Ciencia latina: revista multidisciplinar, 2022, vol. 6, nº 4, p.3632-3638. Disponible en: https://ciencialatina.org/index.php/cienciala/article/view/2866 [Acceso: 19/09/24]

[4] Cómo se calcula el índice de rotación de personal. Randstad. Disponible en: https://www.randstad.es/contenidos360/retencion/como-se-calcula-el-indice-de-rotacion/ [Acceso: 18/09/24]