¿Tienes digitalizada tu oficina de farmacia? Y, ¿ A tu equipo?

Tener un ordenador, o varios, en la oficina de farmacia y sistematizar algunos procesos a través de él, es una muestra de digitalización, pero obviamos muchos otros procesos de nuestra farmacia que, a menudo, quedan fuera del proceso digital y son oportunidades claras de mejora. Hay dos ámbitos muy claros de mejora en la digitalización de la oficina de farmacia, la comunicación externa con los clientes e interna con el equipo.

Conversar con nuestro cliente fuera del mostrador



Continuamos adaptándonos a nuestro cliente teniendo en cuenta las vías de comunicación habituales que usa en su día a día. Ya hemos abierto canales de comunicación como redes sociales, un newsletter para clientes o la propia página web, pero a menudo, nos vemos limitados en nutrir esas vías abiertas o sacarles partido. En este caso, os proponemos una estrategia similar a la que hemos seguido para activar otros aspectos de nuestro negocio, especializar a una persona del equipo en ese canal. Seguro que tenemos dentro del equipo una persona que está más avanzada en el uso del canal digital, lo usa diariamente y sabe lo que busca nuestro cliente. ¿Por qué no asignar a esa persona la coordinación de la comunicación online que hacemos? Igual que tenemos una persona encargada de hacer el pedido, otra de recomendar activamente dermocosmética, fijemos la atención en esa persona joven y activa del equipo que no suelta el móvil, quizá es la más adecuada para esta tarea. Esto no significa pedirle que escriba en el blog cualquier cosa o conteste a los clientes en las redes. Planteemos con él un plan cuidadoso, transmitiéndole qué queremos y cómo queremos comunicar nuestra farmacia y escuchémosle, seguro que nos sorprende con ideas que se ajustan mucho a lo que el cliente final busca.

Este plan de comunicación lo podemos alimentar de las acciones concretas que tenemos en la farmacia cada día y que será el encargado de comentar con nuestros clientes en el canal online:  cambio de escaparate con una nueva promoción estacional, promociones por la activación de la rotación de un producto con mucho stock, acciones especiales para llamar a nuestros clientes a pasarse por la farmacia…  Sin duda le podemos sacar mucho rendimiento al canal centralizando todo en una persona del equipo que lo coordina, asignándole tareas y tiempo para ellas y sin dejar de supervisarlo, por supuesto. No olvides darle apoyo formativo si lo necesita, actualmente existe una oferta variada de cursos que se pueden ajustar a los presupuestos de todas las farmacias y que, sin duda, esta persona sacará partido.



Conversar con nuestro equipo fuera de la rebotica



La comunicación interna con nuestro equipo hace tiempo que ha sobrepasado el área de la rebotica. Bien porque no estamos continuamente en la farmacia, tenemos varios turnos en el equipo o simplemente no podemos tener todo en la cabeza y lo vamos contando por tandas. La comunicación con el equipo es uno de los puntos en los que sacar más rendimiento con la digitalización de la conversación.  Muchas farmacias usan la APP Whatsapp como herramienta de información y gestión del equipo para avisar de cualquier novedad directamente a sus teléfonos, pero existen herramientas más profesionales para hacerlo, evitando los “errores” en los que acabas mandando un mensaje o una foto al grupo que no debes. Da un paso más y avanza también profesionalizando esta necesidad digital de tu equipo.  

Hay herramientas sencillas que nos permiten hacer esto de manera más profesional, como Slack, que es una herramienta diseñada especialmente para esto, hablar con nuestros equipos de manera profesional. Es una herramienta que tiene versión gratuita y versión escalada de pago en función de los servicios que quieras ampliar. Para la farmacia tiene unas ventajas claras porque nos permite:



Estas acciones, son un pequeño paso digital para tu equipo, que poco a poco irá incorporando estas herramientas a su trabajo diario, mejorando el rendimiento. Estas más cerca de lo que piensas de la digitalización ¿Te animas a dar un paso más?

• Tener diferenciado el canal de comunicación (Profesional / personal), no más meteduras de pata, cada herramienta, para lo que es.
• Se puede administrar desde un panel de control en el ordenador: resulta más cómodo que el teléfono para escribir mensajes o instrucciones más largas, adjuntar archivos, etc.. se acerca más a nuestras necesidades profesionales, aunque podemos también acceder en cualquier momento desde el teléfono.
• Integrarse con herramientas  web que todos usamos como Dropbox, Google Drive o Trello que nos facilitan mucho el trabajo en equipo. Permite al equipo consultar información desde el teléfono cuando lo necesite, sin tener que enviar documentos a todos en el mensaje.
• Segmentar las conversaciones en función de nuestras necesidades con el equipo, es decir, puedes crear conversaciones para pedidos, alertas de medicamentos, promociones, etc.. segmentando qué miembros del equipo están en cada cosa y evitando tener que mandar todo a todo el mundo.
• Activar notificaciones para que no se nos olvide nada.
• Buscar conversaciones o usuarios mediante el hashtag o la arroba. Se acabó remontarse en el hilo de conversación hasta el infinito sin encontrar lo que buscamos.
• Y por supuesto, mandar mensajes privados a los usuarios sin salir de la misma aplicación.