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Conoce los KPI de la gestión de farmacia

Establecer unos parámetros de rendimiento o KPI puede ayudar a cumplir objetivos de gestión a medio y largo plazo y a introducir cambios que mejoren los servicios de la farmacia.

Conoce los KPI de la gestión de farmacia
Mar, 18/01/2022
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Al hacerse cargo de una oficina de farmacia pueden surgir muchas dudas sobre cómo analizar la información para valorar el cumplimiento de objetivos. Una herramienta de mucha utilidad pueden ser los Indicadores de Gestión o KPI (Key Performance Indicators), que suponen una herramienta básica para el día a día de la farmacia [1].

Los KPI no son cifras aisladas, sino datos interconectados que deben ser analizados conjuntamente para saber de forma rápida la evolución de la farmacia y tomar decisiones útiles. Para establecer unos indicadores de calidad, son indispensables dos tipos de análisis:

  • Análisis interno: todos los datos cuantitativos relacionados con la farmacia. 
  • Análisis externo: estudio en profundidad de las oficinas de farmacia que ofrecen servicios parecidos.

 

¿Para qué sirven los KPI?

Los Indicadores de Gestión deben ser fáciles de calcular, sencillos y reducidos para que todo el equipo de la farmacia los pueda entender y pueda participar en ellos. Unos KPI bien seleccionados aportan beneficios y permiten: [2]

  • Llevar a cabo un análisis en profundidad de la situación de la farmacia
  • Trabajar en base a unos objetivos a medio y largo plazo
  • Hacer un seguimiento periódico de estos objetivos y del éxito de las acciones
  • Motivar al equipo para que progrese constantemente y ofrezca una mejor atención farmacéutica
  • Estudiar el servicio que se ofrece a los clientes

 

Indicadores de gestión clave

Mediante la elección de unos cuantos parámetros, no solo económicos, se podrá saber si las metas iniciales propuestas son reales o hay que reajustarlas en función de la dinámica de la oficina de farmacia.

Hay varios tipos de indicadores que pueden tenerse en cuenta en la botica. Estos son algunos de los más importantes:

  • Indicadores financieros: son los más habituales, ya que sirven para calcular las unidades por venta, la evolución de las ventas en períodos de tiempo concretos y las cuotas de ventas en función de la categoría, así como el margen de beneficio o la rentabilidad económica de la farmacia. [3]
  • Indicadores de clientes: sirven para calcular la evolución del número de clientes de la farmacia, la cuota de ventas o la tasa de abandono de pacientes. También puede evaluarse el número de clientes fidelizados o la satisfacción de los pacientes. [1]
  • Indicadores de equipo: con estos parámetros se puede calcular el nivel de productividad de los farmacéuticos, el nivel de absentismo y de rotación de personal; pero también se incluye la formación de los profesionales (ya sea en número de horas o exámenes) y los planes de desarrollo personal. [3]
  • Indicadores de stock: el coeficiente de rotación de stocks (número de veces que las existencias deben ser reemplazadas durante un período de tiempo concreto), el control de días de suministro por cobertura (período de tiempo en el que la farmacia puede seguir vendiendo con el stock que tiene sin incorporar más productos) son algunos de los parámetros más importantes. [4]

El estudio de algunos indicadores, como los indicadores financieros sobre rentabilidad, se debe hacer a largo plazo. Sin embargo, la evolución de las ventas en períodos de tiempo concretos y las cuotas de ventas en función de la categoría son ratios que se pueden analizar constantemente para ajustar los pedidos a la demanda y poder planificar acciones específicas.

A la hora de hacerse cargo de una farmacia, se recomienda empezar con una selección de los KPI que vayan a ser más útiles. Trasladar esta información al equipo de farmacia no solo hará que estos se puedan implicar y puedan ayudar a cumplir los objetivos, sino que puede influir de manera positiva en su motivación.

 

Descubre más:

El dominio del ticket medio para una buena gestión de la botica 

 

Referencias

[1] ¿Sabes poner objetivos a tu farmacia? Claves para identificarlos. Gestionar una farmacia. Disponible en: https://www.gestionarunafarmacia.com/claves-para-identificar-objetivos-de-mi-farmacia/ [20/12/2021]

[2] KPI importantes en todos los procesos de gestión de la farmacia. Asociación Provincial de Empresarios Farmacéuticos de Alicante. Disponible en: https://www.apefaalicante.es/kpi-importantes-en-todos-los-procesos-de-gestion-de-la-farmacia/ [20/12/2021]

[3] Administración de farmacias. Prezi. Disponible en: https://prezi.com/p/e1t-n9fprzyh/administracion-de-farmacias/ [20/12/2021]

[4] ¿Qué es el coeficiente de rotación en la oficina de farmacia? Asefarma. Disponible en: https://www.asefarma.com/blog-farmacia/que-es-el-coeficiente-de-rotacion-de-stock-en-la-oficina-de-farmacia [20/12/2021]

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