Indicadores en la farmacia: cómo saber si lo estoy haciendo bien

Existen distintas variables que condicionan la gestión del día a día en una oficina de farmacia. Para poderlos medir, desde hace algunos años se ha popularizado el concepto anglosajón KPI, cuyas siglas corresponden a Indicadores Clave de Desempeño (Key Performance Indicators). Su función es valorar el desarrollo de los distintos ámbitos de la actividad, para detectar cuáles pueden mejorar y repercutir favorablemente en la gestión de la botica.

Para planificar estas mejoras, es necesario definir los objetivos a los que se aspira en un periodo de tiempo concreto; normalmente, en un año. Con tal de que estos propósitos estén bien planteados y sean alcanzables para los profesionales, es importante diferenciar las áreas de actuación y analizar la situación concreta de cada una de ellas.

Indicadores de rendimiento en la farmacia

Los indicadores KPI son una herramienta muy útil para medir el estado de los distintos ámbitos de actividad de una farmacia. Su resultado no acostumbra a ser una cifra exacta, sino que se visualiza en forma de ratios o porcentajes para identificar el funcionamiento de las diferentes áreas. Para sacarles el máximo provecho, es importante no proponer muchos indicadores para analizar, puesto que puede generar una saturación de datos que sea contraproducente [1].

Para que sean prácticos, los KPI deben ser:

• Sencillos
• Fáciles de calcular y controlar
• Comprensibles para el equipo
• Calendarizados, con un plazo de implantación determinado

En cuanto a los aspectos que se miden con estos indicadores, cada farmacia establecerá los que considera más importantes para su contexto específico. Sin embargo, existen algunos apartados comunes, como pueden ser:

• Los comerciales, de venta.
• Los de compra.
• Los de stock.
• Los de costes.

Cada uno de ellos se puede cuantificar de distintas maneras, aunque existen unos estándares que facilitan su comprensión y análisis.

Indicadores comerciales en la farmacia

En el caso de la botica, este dato hace referencia al ticket medio. Es decir, el importe que gastan de media los pacientes en sus compras en la farmacia. Por lo tanto, se trata de un cálculo cuantificable para el cual se requiere una información concreta [2]:

• El importe ingresado por ventas durante un periodo de tiempo concreto.
• El número de operaciones de venta realizadas en el mismo periodo.

De esta manera, el indicador comercial se podría resumir en la siguiente fórmula:

Ticket medio = Importe de venta / Número de operaciones

En cuanto a los resultados, se establecen tres opciones:

• Alto: si el producto es superior a los 28 euros.
• Normal: si oscila entre los 23 y los 28 euros.
• Bajo: si es inferior a los 23 euros.

Para mejorar este indicador, se pueden fomentar acciones como promocionar artículos de mayor formato o cantidad y, por lo tanto, con un precio más elevado; o aumentar el número de productos que se venden en cada transacción, gracias a estrategias como la venta cruzada.

Indicadores de compra

Aunque el nombre pueda generar confusión, este cálculo se refiere al margen bruto que se obtiene por cada venta en la farmacia. Se expresa en forma de porcentaje y también requiere algunos datos concretos [2]:

• Importe ingresado por las ventas registradas en la farmacia (de clientes) durante un periodo de tiempo determinado.
• Importe desembolsado por las compras realizadas por la farmacia (a proveedores) en el mismo periodo.
• Valor del stock en el almacén a precio de coste, el primer día y el último día del periodo establecido.

Con estos parámetros, la fórmula para calcular el indicador de compra de la farmacia sería la siguiente:

Margen bruto (%) = (Ventas – (Compras + Stock inicial-Stock final)) / Ventas *100

Para evaluar los resultados de esta operación, se establece la siguiente clasificación:

• Margen alto: si es superior al 33%.
• Margen medio: si oscila entre el 31% y el 33%.
• Margen bajo: si el resultado es inferior al 31%.

Existen algunas estrategias para mejorar el margen de beneficio, como aumentar el precio de venta o negociar los costes de compra con los proveedores.

Indicadores de stock

Otro indicador significativo para el buen funcionamiento de la farmacia es la gestión del stock y el almacenamiento. Un aspecto importante para tener en cuenta es el contraste entre la cantidad de productos que constan en el software con la que efectivamente existe en el local.

A menudo, se registran errores con el stock que suponen el desabastecimiento del almacén o la falta de artículos para satisfacer la demanda. Para evitarlo, es necesario analizar las categorías más demandadas y comprobar su evolución a lo largo del tiempo, con tal de prever un abastecimiento que cubra estas peticiones [3].

Existen otras cuestiones importantes en torno al stock y una de ellas es la rotación. En este caso, se puede cuantificar calculando el número de veces en que la farmacia vende todo su stock en un periodo de tiempo determinado. Para poder realizar esta operación, es necesario conocer:

• El importe total de las ventas anuales de la farmacia.
• El valor del almacén a precio de venta en el momento del cálculo.

Para determinar la rotación, se puede aplicar la fórmula siguiente:

Rotación del stock = Ventas anuales / Almacén según PVP

El resultado se expresará en el número de veces que se ha renovado el almacén y su valoración se puede ordenar de la siguiente manera:

• Importe de rotación bajo: si es inferior a 5.
• Importe de rotación medio: si se encuentra entre el 5 y el 7.
• Importe de rotación alto: si es superior a 7.

Indicadores de costes

Más allá de los gastos que se pueden calcular con los indicadores anteriores, como los de compras a proveedores, existe otro coste importante para la farmacia que es el del personal. Para hacer una estimación, se puede medir el coste porcentual de los trabajadores sobre las ventas. Para ello, es necesario disponer de los siguientes datos [2]:

• El importe de las ventas en el periodo determinado.
• El coste del personal en el mismo periodo, incluyendo la suma de los sueldos, retribuciones o pagas extraordinarias, además de los gastos de seguridad social.

A partir de esta información se puede calcular este indicador con la siguiente fórmula:

Coste del personal (%) = (Coste total del personal/Ventas) *100

Con respecto a los resultados, se pueden valorar según la siguiente clasificación:

• Coste alto: si supera el 14%.
• Coste medio: si oscila entre el 10% y el 14%.
• Coste bajo: si es inferior al 10%.

En este caso, las medidas para reducir este porcentaje existen acciones como fomentar un mayor número de ventas con el mismo personal o reducir los trabajadores manteniendo el mismo volumen de ingresos.

Fijar objetivos para la farmacia

Una vez analizada la situación de la farmacia, definir los objetivos anuales es vital para lograr las mejoras que se deseen. Según los resultados que se hayan obtenido, se pueden identificar las áreas donde deben centrarse los esfuerzos y redactar los propósitos concretos siguiendo la fórmula SMART. Según sus siglas en inglés, este método hace referencia a la necesidad que los objetivos sean [4]:

• Específicos. Deben ser concretos, claros y evitando cualquier confusión.
• Medibles. Su progreso se tiene que poder medir de forma fiable.
• Alcanzables. Tienen que ser realistas y factibles de acuerdo con los recursos y características de la farmacia.
• Relevantes. Su consecución debe tener un impacto importante para la botica.
• Limitados en el tiempo. Se tiene que establecer un plazo de tiempo límite para cumplirlos.

La gestión de la farmacia implica muchas variables y, a menudo, puede resultar complicada. Gracias a estos indicadores, es posible medir los aspectos que pueden mejorar la situación de una botica, los resultados de las acciones y hacer los ajustes necesarios para aumentar la rentabilidad [5].

Descubre más:

Control y gestión del presupuesto  

Referencias:

[1] KPI importantes en la gestión de la farmacia. Asefarma. Disponible en: https://www.asefarma.com/blog-farmacia/kpi-importantes-en-la-gestion-de-la-farmacia [Acceso: 12/02/24]

[2] Indicadores de gestión o KPI en farmacia. Audifarma. Disponible en: https://audifarma.es/indicadores-de-gestion-o-kpis-en-farmacia/ [Acceso: 13/02/24]

[3] 4 indicadores clave del rendimiento de tu farmacia. BD Rowa. Disponible en: https://rowa.de/latam/news/indicadores-clave-rendimiento-farmacia/ [Acceso: 13/02/24]

[4] 4 consejos para planificar el 2023 en tu farmacia. Liceo de farmacia. Disponible en: https://liceodefarmacia.com/blog/4-consejos-para-planificar-el-2023-en-tu-farmacia/ [Acceso: 13/02/24]

[5] KPI e Indicadores de Gestión de Farmacia. SB Farmaconsultores. Disponibles en: https://sbfarmaconsultores.es/farma-blog/kpi-e-indicadores-gestion-farmacia/ [Acceso: 13/02/24]