Gestiona el equipo y las tareas de farmacia con la plantilla TEVA

Flujos de trabajo en la farmacia

Definir cómo y con qué objetivo se va a trabajar es necesario para conseguir metas empresariales; si, además, la energía se focaliza en ello y se pueden automatizar los procesos, es posible optimizar los resultados. Por eso, conectar los flujos de trabajo con los trabajadores de la compañía es una forma de guiar los procesos y esta organización puede ser global o parcial.

Los flujos de trabajo en la farmacia exigen actividades de todo tipo relacionadas con el registro de nuevos pacientes, protección de datos personales, gestión de consultas, dispensación de recetas médicas, gestión del historial de compras, formaciones, turnos de trabajo, entradas y salidas de los medicamentos, atención a proveedores, análisis de nuevos medicamentos, creación de fichas técnicas, etc. Por ello, disponer de soluciones adaptadas a la farmacia es fundamental para organizar el trabajo [1].

¿Qué se gestiona en el día a día de la farmacia y cómo organizarlas?  

Las tareas de una farmacia son muchas y muy distintas, y atenderlas de forma efectiva requiere de organización. Un buen inicio sería establecer los puntos clave en los que se trabaja en la farmacia diariamente y que sean un reflejo de la realidad.

Después de identificar las tareas será importante analizarlas y agruparlas, asignando en función de las competencias de cada perfil del equipo y su rol dentro de la farmacia. Por ejemplo [2]:

• Gestión de clientes: Inés
• Aprovisionamiento e inventario: Pablo
• Control de abonos y caducidades: Montse
• Márquetin y comunicación: Edu
• Organización y calendario: Raquel

Por eso, es importante hacer una lista con todos los puntos clave en los que trabaja cada uno y analizarlos o hacer cambios si hiciera falta.

Planificar: el éxito de la organización

Planificar no es más que tener previsión y control sobre lo que pueda ocurrir, pese a que controlar lo imprevisible sea complicado. Para ello es importante seguir una serie de puntos y definir las necesidades que conllevan [3].

Priorizar

En el día a día, hay tareas urgentes y otras no tanto; para establecer el orden de urgencia, es posible utilizar la matriz de Eisenhower, donde se pueden analizar las tareas de forma separada [4].

1. Hacer: son aquellas tareas que no se pueden aplazar porque pueden tener consecuencias o tienen una fecha de entrega.
2. Programar: estas tareas tienen plazos difusos y están previstas a largo plazo, por tanto, se pueden programar.
3. Delegar: estas tareas deben realizarse, pero no requieren de tu conjunto de habilidades.
4. Eliminar: tareas que son innecesarias y solo llevan a distracciones.

Lo más importante de esta matriz es definir bien el primer punto y ser capaz de delegar y programar aquellas tareas que se tengan en previsión.

Plantilla para organizar las tareas de farmacia

Disponer de una herramienta que agrupe todos los quehaceres de la farmacia es una buena forma de hacerlo más visual y real. Para ello, desde TEVA ponemos a disposición de las y los farmacéuticos la siguiente plantilla (link). Se divide en 4 hojas de Excel distintas donde se podrán organizar y distribuir las tareas, como, por ejemplo:

• El equipo: turnos, vacaciones, guardias…
• Formaciones: tema de la formación, persona que acudirá a hacerla, futuras clases…
• Establecimiento: cambios en el escaparate, rotación de pósteres, ofertas…
• Medicamentos: entrada y salida de fármacos, organizar comandas.

¿Qué debe tener en cuenta una plantilla para organizar el equipo?

• Personas
• Entradas de personal
• Salidas de personal
• Vacaciones
• Festivos
• Guardias
• Formaciones
• Comandas

Con la plantilla de TEVA tendrás todo lo que necesitas en un mismo documento.

Aplicaciones útiles para el día a día de la farmacia:

Además de optimizar procesos, disponer de aplicaciones que automatizan el día a día, permite dedicar tiempo a la atención del paciente. Los profesionales valoran poder personalizar al máximo las preguntas, pudiendo ofrecer así servicios farmacéuticos más adecuados y construyendo relaciones sólidas con los pacientes. La automatización reduce los tiempos de espera en la farmacia, de forma que los pacientes reciben sus medicamentos de manera más rápida, mejorando la experiencia y aumentando la satisfacción [5].

Para tareas:

Actualmente existen distintas herramientas que permiten organizar las tareas según las necesidades del negocio:

1. Notion: se podría decir que Notion agrupa todas las herramientas en una, permitiendo crear notas, documentos, gestionar tareas o equipo [6].
2. Asana: esta herramienta es un gestor de tareas que permite crear desde cronogramas hasta el seguimiento del tiempo que se le da a cada proyecto [7].

Para el marketing:

3. Wemakeit: es una empresa que ofrece soluciones de marketing especializadas en farmacias centradas en la fidelización [8]

Para el stock:

4. BD Rowa: la automatización permite tener un mayor control sobre el stock de la farmacia, ampliando el tiempo en el paciente [9].

Para la gestión:

5. Farmatic: es una solución de software para mejorar la gestión y la organización [10]
6. Nixfarma: es un software que permite tener el control total de la farmacia [11].

Accede a nuestra plantilla para organizar las tareas a través del siguiente botón:

Descubre más:

Quiero descargarme la plantilla 

Referencias 

[1] Gestión documental en el sector de farmacia. Docunecta. Disponible en: https://www.docunecta.com/blog/gestion-documental-en-el-sector-farmacia#:~:text=En%20una%20farmacia%2C%20existen%20multitud,que%20contribuyen%20a%20mejorar%20la [Acceso 10/06/2024]  

[2] Cómo organizar las tareas de la farmacia de forma eficaz. Asociación Farmacéuticos Alicante. APEFA Alicante. Disponible en: https://www.apefaalicante.es/como-organizar-las-tareas-de-la-farmacia-de-forma-eficaz/ [Acceso 10/06/2024]  

[3] Planificación de tareas: qué es y cómo hacerla correctamente. Cliengo. Disponible en: https://blog.cliengo.com/planificacion-de-tareas-empresas/ [Acceso 10/06/2024]  

[4] La matriz de Eisenhower: cómo priorizar tu lista de tareas pendientes. Asana. Disponible en: https://asana.com/es/resources/eisenhower-matrix [Acceso 11/06/2024]  

[5] Gestión eficiente en la farmacia. Liberando tiempo para la atención al paciente. Disponible en: https://www.auladelafarmacia.com/gestion-eficiente-en-la-farmacia-liberando-tiempo-para-la-atencion-al-paciente/?l=1 [Acceso 11/06/2024]  

[6] Notion: así funciona esta navaja suiza de productividad personal que acaba de lanzar un plan gratuito y casi limitado.  https://www.xataka.com/aplicaciones/notion-asi-funciona-esta-navaja-suiza-productividad-personal-que-acaba-lanzar-plan-gratuito-casi-ilimitado [Acceso 10/06/2024]  

[7] Asana. Disponible en: https://asana.com/es/uses/task-management?&utm_campaign=NB--EMEA--IBERIA_ES--ES--Tasks-Work-Project-Management&utm_source=google&utm_medium=pd_cpc_nb&gad_source=1&gclid=CjwKCAjwx-CyBhAqEiwAeOcTdWutwt2nzMArvVoBE20cogX7vX49xe0hf-DvRwM1lSTAz0IpxWMy-RoC5QsQAvD_BwE&gclsrc=aw.ds [Acceso 12/06/2024]  

[8] We Make It. Disponible en: https://wemakeit.es/sobre-nosotros/ [Acceso 12/06/2024] 

[9] BD Rowa: Automatización es sinónimo de libertad. Disponible en: https://rowa.de/es/industrias/farmacia/?utm_term=%2Bfarmacia%20%2Bgestionar&utm_campaign=GA_SEA_Product_ES&utm_source=adwords&utm_medium=ppc&hsa_acc=8493134470&hsa_cam=830460892&hsa_grp=41048075165&hsa_ad=197157070301&hsa_src=g&hsa_tgt=kwd-314985586261&hsa_kw=%2Bfarmacia%20%2Bgestionar&hsa_mt=b&hsa_net=adwords&hsa_ver=3&gad_source=1&gclid=CjwKCAjwx-CyBhAqEiwAeOcTddlY_5CmnBTcw-VAad2ZyD4iljDwAJQIiJy9kSOiB_pTnFjr2aCtJhoCIJIQAvD_BwE [Acceso 13/06/2024] 

[10] Farmatic. Disponible en: https://www2.consoft.es/ [Acceso 13/06/2024]  

[11] Nixafarma. Disponible en: https://www.nixfarma.es/ [Acceso 13/06/2024]