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Conoce los KPI de la gestión de farmacia

Establecer unos parámetros de rendimiento te pueden ayudar a cumplir unos objetivos a medio y largo plazo y a introducir cambios que mejoren los servicios de tu farmacia.

Conoce los KPI de la gestión de farmacia
Mar, 23/01/2018
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Si estás a punto de ponerte al frente de una oficina de farmacia, debes saber que los Indicadores de Gestión o KPI (Key Performance Indicators) suponen una herramienta básica para tu farmacia. Estos no son cifras aisladas, sino que están interconectadas y debes analizarlas de manera conjunta, ya que permiten saber de forma rápida la evolución de tu farmacia y tomar decisiones útiles.

Para establecer unos KPI de calidad, debes recoger todos los datos cuantitativos relacionados con tu farmacia (análisis interno), así como realizar un estudio en profundidad de las oficinas de farmacia que ofrecen servicios parecidos (análisis externo). Mediante la elección de unos cuantos parámetros, no solo económicos, sabrás si las metas iniciales que te propusiste son reales o hay que reajustarlas en función de la dinámica de la oficina de farmacia.

¿Para qué te pueden servir los KPI?

Los Indicadores de Gestión deben ser fáciles de calcular, sencillos y reducidos para que todo tu equipo de farmacéuticos los pueda entender y participar. Estos son algunos de los beneficios de unos KPI bien seleccionados:

  • Permiten llevar a cabo un análisis en profundidad de la situación de la farmacia
  • Trabajar en base a unos objetivos a medio y largo plazo
  • Hacer un seguimiento periódico de estos objetivos y del éxito de las acciones
  • Motivar a tu equipo para que progrese constantemente y ofrezca una mejor atención farmacéutica
  • Estudiar el servicio que se ofrece a los clientes

Indicadores de gestión clave

Como decíamos, los KPI no tienen que estar solo basados en las ventas. Puede haber indicadores de clientes, de personal o de stock, entre otros. Para Emili Atmetlla, coeditor del libro Todo lo que debe saber sobre Marketing Farmacéutico (2010), estos son algunos de los más importantes:

  • Indicadores de ventas. Estos son los más habituales, ya que puedes calcular las unidades por venta, la evolución de las ventas en períodos de tiempo concretos y las cuotas de ventas en función de la categoría.
  • Indicadores de clientes. Sirven para calcular la evolución del número de clientes de tu farmacia, la cuota de ventas o la tasa de abandono de pacientes.
  • Indicadores de personal. Con estos parámetros puedes calcular el nivel de productividad de tus farmacéuticos, el nivel de absentismo y de rotación de personal.
  • Indicadores de stock. La rotación de stocks, número de veces que las existencias deben ser reemplazadas durante un período de tiempo concreto, o el de días de suministro por cobertura, período de tiempo en el que la farmacia puede seguir vendiendo con el stock que tiene sin incorporar más productos, son dos de los parámetros más importantes.
  • Indicadores de beneficios. El margen comercial es la ratio principal para conocer los beneficios de la actividad de tu farmacia.
  • Indicadores de rentabilidad. El concepto rentabilidad de los activos, análisis de la eficiencia de los recursos invertidos, y el de rentabilidad económica, son los parámetros principales.

 

Es evidente que el estudio de algunos indicadores, como el de rentabilidad o el de stocks, se tendrán que hacer a largo plazo. Sin embargo, la evolución de las ventas en períodos de tiempo concretos y las cuotas de ventas en función de la categoría son ratios que debes analizar constantemente para ajustar tus pedidos a la demanda y poder planificar acciones específicas.

Si te vas a hacer cargo de una farmacia, te recomendamos que empieces con una selección de los KPI que te vayan a ser más útiles. Así, compartirlos con tus farmacéuticos hará que estos se puedan implicar y te puedan ayudar a cumplir tus objetivos.

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