¿Cómo puedo conocer la productividad y eficiencia de un negocio?

Lo primero que hay tener muy claro para realizar el análisis del proceso productivo es a que no referimos cuando hablamos de productividad y eficiencia.



La productividad es la relación entre la cantidad de producto obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados. Por tanto, es un ratio que nos da información sobre un negocio desde el punto de vista de sus resultados y por consiguiente está enfocado para trabajar sobre la cantidad de producto conseguida. Matemáticamente la productividad se podría reflejar como:

Cantidad de producto

Productividad=

Cantidad de recurso

La eficiencia es la capacidad necesaria de recursos para conseguir un efecto determinado. Por tanto, es un ratio que nos da información sobre un negocio desde el punto de vista de los costes y por lo tanto, está enfocado para trabajar sobre la optimización de los mismos. Matemáticamente la eficiencia se podría reflejar como:

Cantidad de recurso

Eficiencia=

Cantidad de producto

Es importante, no confundir eficiencia con eficacia, que se define como la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. La principal diferencia es que la eficacia no busca la optimización de los costes sino de la calidad.

Esta es una diferencia muy importante. En eficacia la calidad es algo implícito ya que producto conseguido es el que se desea, mientras que en la eficiencia (como también sucede con la productividad) la calidad es una variable no analizada, ya que lo que se mide es el output obtenido independientemente de la calidad del mismo. Este punto es muy importante tenerlo en cuenta a la hora de analizar la productividad o la eficiencia de un negocio, ya que ser muy productivo o muy eficiente no sirve de mucho si no se mantiene la calidad en los resultados.

Una vez claros ambos conceptos, el siguiente paso para conocer la productividad y la eficiencia de un negocio es conocer claramente cuáles son los recursos que necesita para desarrollar su actividad y cuales los productos o resultados de la misma.

Merece la pena invertir el tiempo suficiente en responder a esta pregunta. Si no se detectan adecuadamente los recursos utilizados en el proceso productivo y cuáles son los productos obtenidos, el análisis no sería completo y podría llevar a conclusiones equivocadas.

Por ejemplo, si para producir un producto se necesita tiempo de un empleado y una materia prima, hay que tener en cuenta ambos elementos en el análisis. El tiempo del empleado influirá en la productividad de la misma forma que cantidad utilizada de la materia prima. Si no tenemos en cuenta ambos elementos, el análisis parcial nos podría llevar a una conclusión equivocada.

Una vez identificados los recursos y los productos, se tienen que cuantificar. Para ello habrá que analizar cuál es la mejor forma de cuantificarlos, es decir cómo medirlos, y que unidades utilizar en las mediciones.

Las mediciones tienen que ser homogéneas, completas y representativas. Para ello es recomendable que los procesos de medición estén adecuadamente definidos, formen parte de la actividad cotidiana del negocio y la organización sea constante en su medición. Lo ideal será ver la medición como un complemento de la actividad normal de la oficina de farmacia, integrada en procesos administrativo-contable, de venta, de recepción de mercancía, de producción, etc… Podemos encontrar esta información en la contabilidad, en los informes de las TPV, de las cajas registradoras, etc…



Hay que tener en cuenta que la medición en sí supone un coste adicional por lo que tratemos de racionalizarlas al máximo, evitemos caer en la “parálisis por el análisis”.

En cuanto a las unidades a utilizar para realizar la cuantificación, y según lo que acabamos de comentar, es recomendable utilizar las que más sencillas resulten. Aquí se puede medir en cantidad de producto o de recurso, en dinero, en tiempo de producción, en tiempo de dedicación, etc. Teniendo esto en cuenta, no hay que olvidar que el dinero es la unidad de medida por excelencia del mundo de los negocios y el resto de unidades de medida se pueden convertir en dinero con mayor o menor facilidad.

Con la cuantificación de los recursos y productos, ya se podría conocer la productividad y la eficiencia de un negocio. Pero conocerlos, siendo muy útil, no es suficiente para conseguir alcanzar el objetivo perseguido de optimización del proceso productivo. Para ello es necesario ampliar nuestro análisis:

1) Contextualizando con el entorno: Conocer y comparar ambas variables con la media de empresas del mismo sector, de la zona de influencia de su negocio, con el óptimo de los procesos, etc… sirven para graduar el resultado de la productividad en buen, malo, mejorable.

2) Analizado su evolución: También es importante tener una evolución de esas variables para conocer si mejora, empeora o se mantiene en el tiempo y cómo le afectan los cambios, las mejoras aplicadas o el entorno.



3) Introduciendo elementos cualitativos en el análisis. Como hemos comentado anteriormente un análisis simple de ambas variables no tiene en cuenta la calidad del producto. Si tras un análisis de la productividad de mi negocio aplico medidas para optimizar el proceso productivo, pero a cambio de reducir la calidad, puede que en lugar de conseguir mejorar mi negocio este consiguiendo el efecto contrario.

Ivan Navarro

Licenciado en Economía y Finanzas.

Gestión financiera y contable.